Kennis delen staat centraal bij VGOE

De nieuw opgerichte Vereniging Grootschalige Open Evenementen (VGOE) bundelt de krachten van alle vrij toegankelijke, grootschalige (+50.000 bezoekers) binnenstedelijke evenementen in Nederland. De aangesloten evenementen komen sinds 2023 bij elkaar om kennis en kunde te delen. Die samenwerking smaakt naar meer: begin dit jaar is de nieuwe vereniging opgericht. EB Live ging in gesprek met bestuurslid Pieter Peerbolte en voorzitter Joris Bouwmeister.

Wat begon als een gesprek over bekerbeleid groeide al snel uit tot een bredere uitwisseling van ervaringen,” vertelt Pieter Peerbolte. “We vroegen ons af: hoe pakken jullie dit aan, waar lopen jullie tegenaan? Dat leidde tot een eerste bijeenkomst met collega’s uit het werkveld, van ambtenaren tot organisatoren, in Lux in Nijmegen. Dat bleek een schot in de roos. De behoefte bleek groter dan gedacht. Vanuit het hele land bleken mensen bereid te reizen om deel te nemen aan de infosessies. Het gaat dan vooral om organisatoren van grootschalige, vrij toegankelijke feesten die zich afspelen in publieke ruimte: zonder hekken, zonder entree, maar mét alle bijbehorende complexiteit.”

Voorzitter Joris Bouwmeister vult aan: “De uitdagingen voor onze leden worden steeds groter. Bij tegenvallende omstandigheden, zoals slecht weer, zijn alle kosten al gemaakt terwijl inkomsten ver achterblijven. Dat zorgt ervoor dat het voortbestaan van de evenementen op de lange termijn soms onzeker is. En dat terwijl juist de vrij toegankelijke evenementen zorgen voor verbinding in onze samenleving. Juist bij de grootschalige, vrij toegankelijke evenementen ontmoeten alle mensen in ons land elkaar.”

Binnenstedelijke evenementen

Volgens Peerbolte zijn binnenstedelijke evenementen onvergelijkbaar met afgebakende festivals op afgesloten terreinen. “We hebben te maken met open ruimte, met bewoners, ondernemers, buslijnen, bezorgdiensten, en veranderende infrastructuur. Je moet ieder jaar opnieuw je evenemententerrein analyseren en aanpassen. Daarnaast gaat het hier stuk voor stuk om zogenoemde categorie C-evenementen, wat betekent dat je intensief samenwerkt met partijen als de veiligheidsregio, gemeente, brandweer en politie. Het is echt een gezamenlijke inspanning in de uitvoering. Tegelijkertijd ligt het grootste risico zowel inhoudelijk als financieel uiteindelijk toch bij de organisator.”

Waardevolle uitwisseling

Wat de bijeenkomsten uniek maakt, is de onderlinge herkenning. “Iedereen komt met zijn eigen ervaring, maar herkent elkaars worstelingen,” zegt Peerbolte. “Of het nu gaat over samenwerking met horeca, veiligheid in de binnenstad of het managen van grote mensenstromen zonder duidelijke in- en uitgangen, je leert ontzettend veel van elkaar.”

Een gedeeld vraagstuk is samenwerking met lokale horeca. “In steden als Nijmegen of Apeldoorn hebben we geen eigen barren we werken met tientallen horeca­ondernemers die elk hun eigen belang hebben. Hoe maak je daar één verhaal van? Door te horen hoe andere steden dat aanpakken, kun je efficiënter communiceren.”

Inmiddels zijn er zes tot zeven sessies geweest, telkens in een andere stad. Elke bijeenkomst kent een opzet met inhoudelijke presentaties, bijvoorbeeld over de Wereldhavendagen in Rotterdam of de Zomerparkfeesten in Venlo, gevolgd door open gesprekken waarin deelnemers vrijuit kennis delen.

“Wat deze sessies zo waardevol maakt, is het feit dat je je ‘soortgenoten’ eigenlijk nooit tegenkomt,” zegt Peerbolte. “In veel steden is er maar één groot evenement van dit type. Dus dat je kunt sparren met mensen uit andere steden die exact weten waar je het over hebt, is erg waardevol. We merken vaak dat wij als organisatoren beter zicht hebben op bepaalde risico’s en de manier waarop je die kunt beheersen dan de gemeente zelf. Door ervaringen te delen, ontstaan informele lijnen: je weet wie je in een andere stad kunt bellen voor advies of een goed praktijkvoorbeeld. Als ik weet dat iets bijvoorbeeld in de gemeente Arnhem goed werkt, kan ik dat veel makkelijker en onderbouwd meenemen naar mijn eigen gemeente.”

Voor nu ligt de nadruk op leren van elkaars ervaringen, en het uitwisselen van best practices vertelt Peerbolte. ”Maar er wordt ook gekeken naar gezamenlijke ontwikkeling van tools en instrumenten, die we bijvoorbeeld dan kunnen aanbieden via een app.”

Doelstelling

De primaire doelstelling van de VGOE is helder: kennis delen. Maar op termijn ligt er ook ruimte voor gezamenlijke lobby, collectieve inkoop of gedeelde communicatie.

Sinds de zichtbaarheid van het netwerk is toegenomen kloppen steeds meer organisatoren aan. Maar dat succes vraagt ook om richting. “We willen geen brancheorganisatie worden. Eén of twee koningsdagen, een paar bevrijdingsfestivals is genoeg om de thema’s binnen grootschalige binnenstedelijke evenementen te vertegenwoordigen. We willen voorkomen dat er een oververtegenwoordiging ontstaat van vergelijkbare typen evenementen binnen het netwerk.”

De toekomstvisie is daarmee niet gericht op groei in aantal, maar op verdieping in ­samenwerking. “We vertegenwoordigen miljoenen bezoekers en hebben een enorme economische waarde voor de steden waarin we actief zijn. Dat besef groeit en daarmee ook de kans om gezamenlijk invloed uit te oefenen, richting beleids­makers en landelijke overheid.” Bouwmeister voegt toe: “Op termijn sluit ik niet uit dat we de handen ineen zullen slaan voor de politieke lobby.”