Event Safety Institute ziet regeldruk toenemen

De veiligheidseisen die aan festivals worden gesteld, worden steeds strenger. Dat is een proces dat al jaren aan de gang is, maar door diverse breed in de pers uitgemeten incidenten in een stroomversnelling geraakt lijkt te zijn, aldus Syan Schaap, directeur van Event Safety Institute. Factoren als krapte op de arbeidsmarkt en over de hele linie gestegen kosten, maken het organiseren van evenementen steeds lastiger. “Maar zeker niet onmogelijk, Het is zaak om op een steeds slimmere manier met veiligheid om te gaan.”

Event Safety Institute (ESI) geldt al tien jaar als hét expertisecentrum voor evenementenveiligheid in Nederland. Vanuit die positie draagt het instituut op onafhankelijke wijze bij aan hoogwaardige en veilige evenementen met onder meer trainingen en oefeningen, maar ook praktisch door een adviesrol in te ­nemen of te ondersteunen bij het opstellen van veiligheidsplannen of een veilige inrichting van evenementen.

Syan Schaap stelt dat ESI al langere tijd ziet dat de eisen aan de veiligheid op evenementen steeds strenger worden, maar hij stelt tegelijk dat te hoge eisen een optimale veiligheid soms in de weg kunnen zitten. “Het terugtrekken van de inzet van politie rondom een evenement is natuurlijk al langere tijd iets wat speelt in de evenementenbranche. Daar komen personeelstekorten – beveiliging maar ook op andere vlakken – en flink gestegen kosten bovenop.”

“Het organiseren van een goed en veilig evenement wordt een steeds ingewikkeldere puzzel. Het nieuwe festivalseizoen is inmiddels begonnen en je ziet dat met name de combinatie van krapte op de arbeidsmarkt bij beveiligingsbedrijven in combinatie met de eisen vanuit de WPBR [wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus – red.] her en der tot problemen leidt. Zeker bij de grotere evenementen is het steeds lastiger om alle beveiligers bij hetzelfde beveiligingsbedrijf te betrekken. Dan kan worden bijgeschakeld met inhuur bij andere bedrijven en het inschakelen van zzp’ers uiteraard, maar in de regelgeving staat dat alle beveiligingspersoneel op en evenement hetzelfde uniform herkenbaar is.

“Ook worden de beveiligingspassen voor dat personeel op naam van het inhurende beveiligingsbedrijf aangevraagd, wat een tijdrovend administratief proces is. Juist in een tijd die om flexibiliteit vraagt, zit de administratieve rompslomp die dat alles met zich meebrengt het proces danig in de weg.”

Het organiseren van een goed en veilig evenement wordt een steeds ingewikkeldere puzzel

Slimme inzet van personeel

Op 28 maart vond in Amersfoort het ESI Jaarcongres 2024 plaats. Schaap stelt dat in één van de panels die dag de genoemde problematiek uitvoerig is besproken door onder meer de burgemeesters van Dronten en Hilvarenbeek, waar festivals als Lowlands en Awakenings plaatsvinden, en Niels de Geus van ID&T, aanwezig in zijn rol als voorzitter van de Evenementen Vereniging Amsterdam.

“Het was Niels de Geus die daar de oproep deed om het stelsel van beveiligingspassen zoals dat op dit moment is opgezet, te veranderen”, aldus Schaap. “Hij pleitte ervoor om slimmer om te gaan met het beschik­bare beveiligingspersoneel, maar ook om een nauwere samenwerking tussen publieke en private partijen, waarbij ieder zijn verantwoordelijkheid neemt en niet op eigen eilandjes blijft zitten om zo verantwoordelijkheden af te schuiven.”

Verantwoordelijkheden

Schaap stelt dat dit afschuiven van verantwoordelijkheden nog met regelmaat gebeurt en dat incidenten zoals die bij Solid Grooves in Amsterdam of bij het Zomercarnaval in Rotterdam (beide in 2023) er juist voor kunnen zorgen dat organisator en overheid verder van elkaar af komen te staan, in plaats van dat ze ­samen optrekken om veiligheid te verhogen.

“In het geval van een Solid Grooves of een Zomercarnaval los je ook met strengere regelgeving dat wat er is gebeurd niet op. Dat vraagt echt en meer intensieve samenwerking tussen alle partijen en een nauwe samenwerking ter plaatse. Wat je echter wilt voorkomen is dat iedereen verantwoordelijkheden afschuift. Een praktisch voorbeeld is het aantal nooduitgangen op een terrein. Daar kan je met een bepaald bezoekersaantal als organisator je heel theoretisch aan de regels voldoen door per zoveel meter hekwerk een x-aantal meter aan nooduitgangen te hebben en de brandweer zal na controle ook stellen dat je aan de regels voldoet. Maar als die nooduitgangen vervolgens uitkomen op een modderig of donker terrein of een doodlopend pad? Wiens verantwoordelijkheid is dat dan als dat buiten de grenzen van het evenemententerrein is?”

Aan de regels voldoen, is iets anders dan daadwerkelijk veilig zijn en als het mis gaat in dit voorbeeld, zal iedere betrokkene zeggen dat zij in ieder geval aan alle regels hebben voldaan. Terwijl je juist samen verder moet kijken. Je ziet dat er in adviezen vanuit de politie bijvoorbeeld vaak om ‘extra beveiliging’ wordt gevraagd, terwijl ook dat lang niet altijd de oplossing is. Stel je hebt op je evenemententerrein een tent staan, is het veel efficiënter om heel goed na te denken over publieksstromen de tent in en uit, om extra uitgangen te realiseren en de boel zo in te richten dat in het geval van een calamiteit zo’n tent efficiënt leeg kan lopen. Is dat goed geregeld, hoeft daar zeker niet per definitie extra personeel bij te worden gezet.”

Aan de regels voldoen, is iets anders dan daadwerkelijk veilig zijn

Kwetsbaar opstellen

Schaap stelt dat het organiseren van ­veilige evenementen een gezamenlijk proces zou moeten zijn, waarbij publieke en private partijen gezamenlijk optrekken en ook ­gezamenlijk verantwoordelijkheid durven te dragen. “We lopen in Nederland echt voor op het gebied van veiligheid en over het algemeen zijn evenementen die in ons land worden georganiseerd voor alle betrokkenen veilig. Je ziet echter dat door onder meer de genoemde incidenten dat steeds meer partijen zich terugtrekken in hun schulp en verantwoordelijkheden afschuiven en daardoor in het geval van een calamiteit tegenover elkaar komen te staan. Terwijl we moeten blijven beseffen dat het incidenten zijn, die kunnen altijd gebeuren. Op het moment dat veiligheidseisen en ­regelgeving de praktische uitvoerbaarheid van een veilig evenement in de weg komen te zitten, zal de afschuifreflex alleen maar toenemen, omdat iedere betrokkene bang is om een fout te maken en aansprakelijk te worden gesteld.”

“Ons advies is dan ook altijd om al vroeg in het organisatieproces van en evenement alle betrokkenen bij elkaar uit te nodigen en met open vizier om tafel te gaan. Overheden, hulpdiensten, ­organisatie, beveiligingsbedrijven, alle schakels in het proces. Om met open kaart met elkaar de veiligheid en de eventuele risico’s van het evenement te bespreken. Dat vraagt om lef, want in deze situatie moet iedereen zich kwetsbaar op durven stellen en ook niet bang zijn om de zwakke plekken te ­bespreken. Als dit echter in vertrouwen gebeurt en alle schakels nauw op elkaar aansluiten en gezamenlijke verantwoordelijkheid dragen, zal dat de veiligheid ­zonder additionele regeldruk alleen maar ten ­goede komen.”