Verschillen in vergunnings­trajecten tussen Nederland en België

Nederland en België hebben een rijke festival- en evenementencultuur. Als buurlanden zou je daarbij ook vergelijkbare regelgeving verwachten, om zo eenvoudig festivalconcepten over en weer te kunnen organiseren. Waar dat in Nederlandse gemeenten over en weer al niet altijd even makkelijk is, blijkt dat over de grens nog sterker het geval.

Een concert, festival of ander (groot) publieksevenement organiseren blijft niet alleen financieel, maar ook vergunningstechnisch een uitdaging. Zeker als het een reizend evenement betreft dat meerdere Nederlandse gemeentes aandoet. Regels die in de ene gemeente gelden, voldoen in een andere niet. Eerder dit jaar riep de Vereniging van Evenementenmakers in een manifest op om hier voor de toekomst – en de daaraan gekoppelde bestendigheid van evenementen – meer eenduidigheid in te krijgen. Zodat in het hele land dezelfde eisen aan organisatoren en toeleveranciers worden gesteld en dat overheden landelijk dezelfde rechten en plichten hebben met betrekking tot evenementen.

Gelijker speelveld

Vanuit België klinkt echter de oproep om die eenduidigheid in heel Europa te realiseren. En dat lijkt een logische vraag voor een gelijker speelveld, want wie een festival of grootschalig publieksevenement wil organiseren in België, heeft te maken met een nog grotere wirwar aan regels dan Nederlandse organisatoren. Zowel in België als in Nederland zijn – uiteraard – vergunningen verplicht voor het houden van concerten, maar de procedures en eisen verschillen aanzienlijk tussen beide landen. Al is het alleen al in de aanvraag- en doorlooptijd tijd die nodig is voor het verkrijgen van een evenementenvergunning, het verschil per stad of gemeente of zelfs tussen Vlaanderen en Wallonië, kan in de maanden lopen. Maar het kan ook over een basaal iets als het aantal toegestane bezoekers per vierkante meter op een terrein of het geluidsniveau bijvoorbeeld. In Nederland wordt er continu over een ideaal geluidsniveau gepraat en het beschermen van het gehoor van medewerkers en bezoekers, maar hier gelden wel landelijk dezelfde regels, geborgd in het Convenant Preventie Gehoorschade Versterkte Muziek (zie ook het I Love My Ears-interview op pagina 30). In België echter geldt per gemeente een andere norm/limiet.

Dialoog

Tegenover de VRT vergeleek organisator Marcus Deblaere van Busker de regelgeving van het Vlaams Reglement op de Milieuvergunningen met kluwen, waardoor je als organisator die op verschillende plekken organiseert continu de dialoog aan met met de optredende artiesten. “Voor geluidstechnici is dat soms ook raar”, aldus Deblaere. “Als je op verschillende festivals maar tot een andere limiet mag gaan, moet je dat als organisator uitleggen. Op het ene festival mogen ze tot die limiet gaan, op het andere festival of indoorevent mogen ze maar tot die limiet gaan. Het is zeer belangrijk dat de oren van het publiek beschermd worden, maar het zou wel fijn zijn mochten het overal zeer duidelijk dezelfde normen zijn.”

Extra vergunningen

België kent een relatief complex vergunningenstelsel. Dit stelsel is sterk gefragmenteerd door de federale staatsstructuur en de bevoegdheden die zijn verdeeld over gewesten, gemeenschappen, provincies en gemeenten. Voor concerten en/of festivals zijn doorgaans de gemeenten bevoegd, maar afhankelijk van de locatie, het type concert en de verwachte bezoekersaantallen kunnen ook provinciale of gewestelijke instanties betrokken zijn. Een gemeente kan regels opleggen, maar deze kunnen niet ingaan tegen regels van hogere overheden. De meest voorkomende vergunning voor een concert is de ‘evenementenvergunning’ of ‘toelating voor een publiek evenement’.

Wie voor het eerst een evenement organiseert, kan op de website ikorganiseer.be een gids in het landschap vinden. In bepaalde gevallen zijn extra vergunningen vereist, bijvoorbeeld voor het plaatsen van tijdelijke constructies, zoals een tent of podium, het afsteken van vuurwerk of het schenken van alcohol. Wat betreft dat laatste zag je afgelopen zomer bijvoorbeeld her en der wat Kafkaëske administratieve rompslomp ontstaan rond de plaatsing van zelftapmachines. Bier mag beneden de 18 jaar niet worden verkocht. Maar zelfs op evenementen waar geen bezoekers van onder de 18 waren toegestaan, bleek het verkrijgen van een vergunning voor zelftapmachines met het oog op die ‘niet te controleren’ leeftijdsgrens een heel lastige discussie.

Cultuurverschil

Nederland heeft daarentegen een meer gecentraliseerd en gestandaardiseerd vergunningenbeleid dan België. De meeste concerten en festivals vallen onder de ‘evenementenvergunning’, die wordt afgegeven door de gemeente waar het evenement plaatsvindt en veel van bovengenoemde zaken zijn daar al in meegenomen. De aanvraagprocedure is – ook al zijn er duidelijk verschillen – in heel Nederland redelijk uniform. De Nederlandse aanpak op het gebied van vergunningen is ondanks de verschillen die er in diverse gemeenten zijn doorgaans wel pragmatisch en gericht op het voorkomen van problemen, waarbij de nadruk ligt op overleg en transparantie. Er heerst op dat gebied dan ook met regelmaat een cultuurverschil. In België zijn de procedures vaak minder transparant en moeten organisatoren rekening ­houden met lokale gevoeligheden of het al dan niet hebben van persoonlijke contacten bij het (gemeente)bestuur. In Nederland ver­lopen procedures doorgaans duidelijker, met minder ruimte voor willekeur omdat regels – ook al kunnen deze verschillen per gemeente – doorgaans goed omschreven zijn.

Oneerlijke concurrentie

Zowel in België als in Nederland wordt gewerkt aan de vereenvoudiging van de vergunningsprocedures. Maar je ziet in het evenementenlandschap ook steeds meer bezoekers door heel Europa festivals bezoeken en dat maakt dat de concurrentie aan alle kanten aanzienlijk groter wordt. In de podcast De Popcast stelde Herman Schueremans van Rock Werchter eerder dit jaar dat hij het liefst zou zien dat de regels rondom (het verkrijgen van) evenementvergunningen in heel Europa ongeveer hetzelfde zouden zijn. “Het enige wat ik zou vragen aan de overheid is dat men in België niet meer wetgeving oplegt dan in andere landen. Eigenlijk zouden die normen allemaal gelijk moeten zijn. Er moet daardoor vooral geen oneerlijke concurrentie ontstaan. Men zou erop moeten letten dat we samen sterk zijn in Europa.”

Belangrijke verschillen op het gebied van evenementenvergunningen tussen België en Nederland

• Decentralisatie versus centralisatie: België kent een sterk gedecentraliseerde aanpak, waardoor eisen en procedures per gemeente kunnen verschillen. In Nederland is er meer uniformiteit en landelijke afstemming.
• Administratieve lasten: De Belgische procedures zijn doorgaans omslachtiger en vragen meer papierwerk, mede door de verschillende bestuurslagen en bijkomende vergunningen. In Nederland is het aanvraagproces gestroomlijnder en vaak digitaal.
• Termijnen: In Nederland zijn de termijnen voor aanvraag en beoordeling duidelijk vastgelegd. In België kunnen deze per gemeente verschillen en soms langer duren, afhankelijk van de lokale besluitvorming.
• Veiligheidsplannen: Beide landen stellen hoge eisen aan veiligheid, maar in België zijn de vereiste documenten vaak uitgebreider en moeten ze aan strengere normen voldoen.
• Alcohol en horeca: In België zijn aparte vergunningen voor het schenken van alcohol en het aanbieden van voedsel sneller vereist dan in Nederland, waar dit vaak onder de evenementenvergunning valt mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan.