Van Schaick Projectbegeleiding en Vigilans Group over gezamenlijk huzarenstukje SAIL 2025

Wie aan SAIL Amsterdam denkt, zal als eerste aan de stoet fregatten in het Noordzeekanaal en op het IJ denken. Echter, met zo’n 2,5 miljoen bezoekers die niet alleen op de stad Amsterdam, maar ook op de regio drukken, zijn mobiliteit en crowd management een monsterklus. Van Schaick Projectbegeleiding en Vigilans Group kijken met trots terug op het huzarenstukje dat zij hier hebben geleverd. 

Veel mensen denken bij SAIL Amsterdam vooral aan de boten op het IJ en alles daar omheen in de stad Amsterdam. “Maar tijdens de SAIL-IN en SAIL-OUT behelst het een ­evenement dat zich over 18 kilometer uitstrekt van IJmuiden tot Amsterdam, met alle ­gemeentes die daartussen liggen en alle regels, vergunningen, verantwoordelijken en wensen van omwonenden van dien!” Dave van Schaick, eigenaar van Van Schaick Projectbegeleiding, lacht ­erbij. Maar hij zegt tegelijk dat het prestigieuze project hem ook veel nachtrust heeft gekost. “Los van het operationele vlak – we hadden op de eerste dag van vijf al 750 mensen die langs de route tussen IJmuiden en Amsterdam voor ons aan het werk waren – waren er zoveel verschillende stakeholders bij dit immense project ­betrokken, elk met hun eigen belangen. Los van gemeentes ook side-events, private partijen, publiekelijke events rondom het terrein. Het was echt veel!”

Uitdijend project

Van Schaick Projectbegeleiding (VSP) is een expert op het gebied van tijdelijk ­verkeers­management, omgevings­management, crowd­management en meer. “Dat gaat letterlijk van het zorgen dat verkeersstromen geoptimaliseerd blijven al bij de verkoop van de tickets tot parkeerbegeleiding, offsite productie en het in goede ­banen leiden van publiek. Voor evenementen kunnen wij alles buiten de entree verzorgen, maar ook  bij bouw- en wegwerkzaamheden,” vertelt Van Schaick. “In 2015 waren we ook al bij SAIL betrokken, toen deden we in opdracht van Stichting SAIL Amsterdam en TSC Crowdmanagement ­alleen de mobiliteitsmaatregelen. Dat zouden we in 2020 ook gaan doen, maar die editie ging vanwege corona niet door. Aanvankelijk was VSP ook dit jaar alleen voor het mobiliteitsdeel verantwoordelijk, met de Stichting SAIL als opdrachtgever. Toen kwam er ook een aanbesteding van de doorkomstgemeentes, waarvoor we ons plan pitchen en die aanbesteding wonnen we.”

“Tijdens de laatste editie in 2015 was het juist in die ­gemeentes een redelijke chaos, met allemaal wildparkeerders tijdens de SAIL-IN en -OUT. Dat moest deze editie worden voorkomen. Het grote verschil is enigszins bureaucratisch. Voor die doorkomst­gemeentes is SAIL namelijk geen evenement. Dus is er geen evenementenvergunning en moet je het als een probleem in de openbare orde beheersen. Daarvandaan is het geëxplodeerd en hebben we ook Gemeente Amsterdam ondersteund met het evenement SAIL. Er moest nog iets geregeld worden voor afvalbeheersing en -management, EHBO, toiletten, hekken, camera’s, parkeerplekken, pendelbusvervoer, ticketing, crowdmanagement rondom de ponten over het IJ en rondom Centraal Station Amsterdam, en naast de Stichting heb je dan ook te maken met de Gemeente Amsterdam én het bestuur van de verschillende stadsdelen.”

Hoog kwaliteitsniveau

VSP heeft in alles wat zij doen een ‘best for project’ benadering en die mentaliteit heeft gedurende het proces de nodige barrières geslecht. Door aan alle kanten professionals bij te schakelen om deze monsterklus kunnen klaren, is daarbij aan kwaliteit niets ingeboet. Vigilans Group werd door VSP aangetrokken om tijdens SAIL 2025 de ­gemeentelijke scope op het gebied van crowd management te organiseren. Van Schaick: “De uitdaging rondom SAIL was dat het in een enorm drukke ­periode viel, de festiviteiten op de Ring A10 waren in diezelfde periode, Formule 1 en Lowlands zaten er ook omheen. In mijn netwerk werd Vigilans Group aangeraden, en na een kop koffie met Robbin Stalma werd al snel duidelijk dat wij van eenzelfde manier van werken houden.

Hun gedrevenheid en de passie om iets niet alleen goed maar zelfs een stapje beter te willen doen

Hun gedrevenheid en de passie om iets niet alleen goed maar zelfs een stapje beter te willen doen, maakte dat we snel naar elkaar toe zijn ­gegroeid. Sterker, ik durf terugkijkend best te stellen dat we dit dynamische project niet hadden kunnen doen met een andere partij. Nou ja, we zouden het wel gehaald hebben natuurlijk, maar niet op dit kwaliteitsniveau met de vele stakeholders en de nodige veerkracht en belangen. De samen­werking was echt heel intensief, maar ­super waardevol.”

Dezelfde bloedgroep

Robbin Stalma, oprichter van Vigilans Group, beaamt dat beide bedrijven een soortgelijke bloedgroep hebben. “Het draait niet om ons, het draait om een evenement dat zo goed mogelijk moet ­verlopen. Zeker als het zo’n groot evenement is als SAIL, met honderd­duizenden bezoekers op een dag en ontelbare stake­holders, dan moet je niet rigide vast­houden aan wat jouw taak is en wat die van een ander. Dan los je het ter plekke op, zodat het evenement er geen last van heeft.” Evenementen op een schaal van SAIL Amsterdam laten zich – hoe goed de voorbereiding ook is – niet in vaste scenario’s vangen. Zo was bijvoorbeeld het vuurwerk bij  A’DAM Toren, wat tijdens de vorige editie nog op het Java-eiland was.

Je moet continu blijven monitoren en bijsturen

Stalma: “Het werd achter Amsterdam CS drukker dan verwacht. Hier bleven in de avond dusdanig veel bezoekers kijken – in combinatie met de toch al drukkere SAIL – dat het risico zou kunnen ontstaan dat mensen in het water zouden kunnen vallen als er een druk op de menigte zou ontstaan. Dus hebben we direct de eerste nacht al bijgeschakeld en ruim 250 meter aan barriers langs de waterkant laten plaatsen. De volgende dag deed zich dan weer de situatie voor dat mensen met bootjes dachten ‘dat is mooi, daar kunnen we even aanleggen’, maar daar zijn die barriers natuurlijk niet op gemaakt. Dus moesten er borden ­worden geplaatst dat het verboden was aan te ­meren. Je moet continu blijven monitoren en bijsturen. Daar mag je niet in verslappen.” 

Onzichtbaar oplossen

De werkzaamheden van Vigilans Group concentreerden zich gedurende het evenement met name rondom Centraal Station Amsterdam, de metro en tram, de pont over het IJ en diverse loop­stromen. Daarbij was het continu schakelen over verantwoordelijkheden. Stalma: “We moesten bijvoorbeeld in gesprek of de waterpolitie al dan niet bij ons zou moeten zitten. En ook dan moet je niet te rigide denken ‘wij zijn van de wegen, zij zijn van het water’, want met zo’n groot evenement heeft alles impact op elkaar. Want mochten zij besluiten samen met Port of Amsterdam dat de pontjes niet meer mogen varen, dan brengt dat ons voor natuurlijk gigantische uitdagingen mee. Want er gaan per oversteek 300 tot 600 mensen met een pontje mee. Vallen die weg, dan heb je een serieus uitdaging.”

Vallen die weg, dan heb je een serieus uitdaging

Van Schaick voegt toe dat hij het nadenken over dergelijke zaken en het oplossen ervan leukste aan zijn vakgebied vindt. “Het is een mooie dynamiek waarin je dusdanig moet schakelen dat alles soepel blijft lopen, waarin iedereen de grootst mogelijke verantwoordelijkheid voor het evenement voelt en het publiek eigenlijk niet doorheeft dat je aan het werk bent.” Hij noemt als voorbeeld het incident met een bus die op de inrijbeveiliging bij Centraal Station was vastgelopen. “Er kon geen enkele bus meer naar de bushaltes voor het station. Als je dan weet hoe hoeveel bussen daar rijden, heb je wel een idee van de uitdaging die zich dan voordoet. En dan heb je ook weer met verschillende partijen te maken, de gemeente, het openbaar vervoer. Maar het evenement moet door, en de bewoners van de stad die voor een deel echt helemaal niks met SAIL hebben,willen ook geen last hebben, dus ga je direct alternatieven verzinnen. Bussen om laten rijden, verkeer omleiden, verkeersregelaars bijschakelen, we hebben onder politiebegeleiding een berg­wagen laten komen en het werd opgelost. Ik denk dat we achteraf misschien van enkele mensen iets hebben gehoord en verder had niemand door dat er iets aan de hand was. We hebben dat geweldig opgelost met alle stakeholders en als bijna niemand het ziet, daarin zit voor mij de kick.”

Complementair

Wat de samenwerking tussen VSP en Vigilans Group zo sterk maakte, is dat Van Schaick en Stalma dezelfde werkethiek hebben, maar ook complementair zijn aan elkaar. Stalma: “Elk hebben we onze kennis en ervaring en ons netwerk, zodat we elk op de best mogelijke manier met de diverse stakeholders konden communiceren. We zijn hierin echt samengesmolten om een vlekkeloze dienst te leveren. We zijn daarin alle twee super gedreven, maar ook anders. Ik kan soms met ‘mach 5’ vooruitstuiven, waar Dave denkt ‘hier moet even de handrem op’. Het is heel waardevol dat we een werkrelatie hadden in dit project waarin we dat tegen elkaar uit konden spreken. We hebben soms ook best pittige discussies gehad, waar ik eigenlijk alleen maar positief op terugkijk, omdat we alle twee het beste voor het project wilden. Daar zijn we alle twee door gegroeid en de door ons, organisatoren en professionele stakeholders gezamenlijk geleverde kwaliteit werd er ook echt beter van.”

Ik denk dat we best trots kunnen zeggen dat wij de klus van ons leven hebben gedraaid

Van Schaick beaamt dat. “SAIL 2025 was een uniek evenement ­omdat de wereld in de tien jaar sinds de ­vorige editie enorm is veranderd op het gebied van regelgeving en verantwoordelijkheid. Maar ook het publiek is veranderd. Mensen zijn mondiger, als er iets fout gaat kan dat in no-time op sociale media ontploffen. Je kunt niet anders dan je 100% voorbereiden en elk mogelijk scenario uitdenken, ook als je die scenario’s misschien niet nodig gaat hebben. Normaal gesproken werken we bij VSP met een relatief klein team van 17 man, maar hier hadden we op een gegeven moment de verantwoordelijkheid over 750 man en moesten tegelijkertijd enorm veel ballen hoog worden gehouden. Soms hadden we het idee dat het ons ­boven de pet groeide, maar dan is het juist fijn als je kunt samenwerken met gelijkgestemden, gewaardeerde partners en everanciers die net als jij het belang van een evenement niet uit het oog verliezen. Hoewel we nu nog in de evaluatiefase zitten, denk ik dat we best trots kunnen zeggen dat wij, samen met een grote groep betrokkenen, de klus van ons leven hebben gedraaid.”