ORGANIZED innoveert samen met industrieleiders

Een compleet en veelomvattend eventmanagementsysteem, dat was de belofte die Digital Event Support bij zijn oprichting in 2022 deed. Een kleine twee jaar verder is ORGANIZED uitgegroeid naar precies dat. Een laagdrempelig en doeltreffend systeem dat het werk voor organisatoren een stuk overzichtelijker en makkelijker maakt.

Vanaf het eerste moment dat Dylan Velthuis samen met zijn partners Digital Event Support (DES) oprichtte had hij een duidelijke visie. Hij wilde de nieuwe standaard neerzetten op het gebied van eventmanagement­systemen. Een platform dat klanten helpt en verbindt en de hele achterkant van evenementenland niet alleen beter, maar ook efficiënter, sneller en bovendien veiliger zou maken. In minder dan twee jaar tijd is het DES gelukt om die belofte met ORGANIZED waar te maken. Het platform blijft evolueren om zo in te spelen op de huidige en toekomstige vragen uit de branche.

Velthuis: “We merken dat het onderwerp veiligheid, zowel digitaal als offline op ­locatie, steeds hoger op de agenda komt te staan bij organisatoren. In 2023 zijn er verschillende voorbeelden geweest van wat er kan gebeuren als niet-geautoriseerde personen backstage komen. Hierdoor wordt het vergrootglas nog meer op veiligheid gericht tijdens evenementen. Met een systeem als ORGANIZED heb je inzicht wie er op locatie komt, via wie deze persoon is aangemeld en waar die zich mag bevinden. Ik verwacht dat binnen enkele jaren toegangscontrole in alle facetten nog meer geautomatiseerd en gepersonaliseerd gaat worden, inclusief koppelingen tussen in- en uitcheckpalen, urenregistraties en kostenbesparingen op onderdelen als catering. In 2024 ­worden hier al eerste stappen gezet met onze partners. Dit is nog maar het begin.”

Korter op de bal

Roger Meijer, CTO bij The Support Group en nauw betrokken bij ORGANIZED, stelt dat veiligheid al sinds het begin van de ontwikkeling van het platform ‘hoog in het vaandel’ staat. “ORGANIZED is relatief nieuw en vanaf de architectuur hebben we rekening gehouden met vraagstukken zoals security. We hebben het geluk dat we direct samen kunnen werken met verschillende ‘voorlopers’ binnen de branche. Hierdoor weten we exact waar de behoeften liggen, wat een enorme luxe positie is als ‘start-up’. Dat ons kantoor zich bevindt op de Mainstage Event Campus in Zaandam draagt hier enorm aan bij. Een mooie verzameling van nieuwe en bekende spelers in de evenementenbranche, zoals The Good Guyz, SOLID Event Crew, Backbone International en SKILLS Crowd Management. Het is makkelijk om bij elkaar binnen te lopen en te zien hoe zij ons systeem gebruiken. Als buren van elkaar zitten we korter op de bal en kunnen we direct spiegelen naar de markt. Onze roadmap wordt dan ook niet vanuit een torentje bedacht, maar in samenspraak met anderen die het klappen van de zweep kennen. We zitten letterlijk en figuurlijk in de markt. De synergie die bij Mainstage ontstaat moet ervoor zorgen dat we de juiste keuzes blijven maken. Op die manier kunnen we ons echt onderscheiden.”

Efficiëntere slag

Naast accreditatie en veiligheid doet ORGANIZED nog veel meer. Een ander belangrijk onderdeel is vendor- & asset management. Vanuit deze module ontvangt iedere leverancier van een evenement een eigen beveiligde omgeving waar de werknemers op locatie op aangemeld worden, welke dagen deze werken, maar ook welke andere productiebehoeften er zijn. Denk hierbij aan stroomaanvragen, machinerie, site-materialen, maar ook hotelovernachtingen en cateringaanvragen. Vanuit deze aanvragen maakt een evenement keuzes: hoeveel parkeerkaarten kunnen er uitgegeven worden? Is het aantal overnachtingen in lijn met het contract? Op locatie wordt ORGANIZED gebruikt voor het inchecken van crew, maar ook het registreren van waar bepaalde items zijn, in- en uitgifte van bijvoorbeeld portofoons.

Velthuis: “We zien dat organisatoren blij worden als dit allemaal centraal geregistreerd staat. Ik moet eerlijk zeggen dat dit al eerder gebeurde, maar niet op deze schaal en digitaal. Met name buiten Nederland wordt zelfs veel met Excel of Google Sheets gewerkt. Hier kan ORGANIZED dus een flinke efficiëntieslag maken en daarom vinden er ook al in meerdere werelddelen interessante gesprekken plaats.”

We zien dat organisatoren blij worden als dit allemaal centraal geregistreerd staa

Een ander voordeel van het platform is het in kaart brengen van de kosten. Daarnaast wordt doorbelasten makkelijker. Meijer: “We zien dat het invullen van een aanvraag soms te vrijblijvend ingevuld wordt door een leverancier. Hier zitten echter wel kosten aan verbonden bij de organisator. Door slim te kijken naar de aanvraag en het gedrag op locatie, kunnen we bepaalde items wel of niet doorbelasten. Een voorbeeld hiervan is een cateringaanvraag. Als hier geen, of te laat gebruik van is gemaakt op locatie, kan dit alsnog doorbelast worden. Wij denken dat dit goed past bij de bewustwording van de stijgende kosten waar vaak binnen de industrie over gesproken wordt.”

Gepersonaliseerd

De komende jaren wil Velthuis met het platform nog meer de breedte opzoeken. “ORGANIZED is schaalbaar en kan in zo goed als iedere branche ingezet worden. In de basis bevat het platform ook een artiestenmodule. Ik zie dat alleen toch een beetje als terminologie. We zijn nu bijvoorbeeld bezig met een Europees padel-toernooi en dan praat je over sporters in plaats van artiesten. Beiden hebben een manager en hebben vaak een bedrijf en medewerkers achter zich. Zij lopen tegen dezelfde uitdagingen als in de muziekindustrie. Op de spreekwoordelijke blauwe M&M’s in de rider na, waarschijnlijk.”

ORGANIZED is schaalbaar en kan in zo goed als iedere branche ingezet worden

Een van de unieke elementen van ORGANIZED is het feit dat het hele platform gepersonaliseerd kan worden. Meijer: “De formulieren en omgevingen die gedeeld worden met leveranciers, crew of guests kunnen volledig aangepast ­worden in de stijl van het event. Er is heel veel ­mogelijk en op een manier gemaakt dat de klant dit makkelijk zelf kan aanpassen. Uiteindelijk moeten ook de leveranciers en personeel onderdeel worden van de merkbeleving. Zij moeten uitdragen wat de bezoeker moet voelen.”

250+ evenementen

Velthuis kan het bijna niet geloven dat de eerste stappen met ORGANIZED pas vorig jaar januari tijdens Vrienden van Amstel LIVE zijn gezet. “Alles is daarna zo snel gegaan. Iedereen hier heeft ondertussen flink wat meters gemaakt. En dat heeft zich uitbetaald. We zitten pas in april en er zijn inmiddels al meer dan 250 evenementen in ons systeem aangemaakt. Dat zijn natuurlijk niet alleen evenementen met de grootte van bijvoorbeeld Mysteryland, maar ook relatief kleinere shows die in bijvoorbeeld de Hemkade worden georganiseerd. Wat dat betreft is het goed om te zien dat naast de grote festivals ook steeds vaker vaste locaties de weg naar ORGANIZED weten te vinden. Alles bij elkaar maakt het aantal best groot, vooral als je realiseert dat we nog maar net begonnen zijn. Daar zijn we allemaal trots op en het laat zien dat we klaar zijn voor de toekomst. Wat op ons ­verlanglijstje staat? Onder andere nieuwe collega’s, want de ambities zijn groot.”