‘Met ORGANIZED heb je óók je personeels­planning strak op orde’

Sinds de lancering in 2022 heeft ORGANIZED zich in de livebranche ontwikkeld tot een betrouwbare en veelgebruikte eventmanagementtool. Medeoprichter Dylan Velthuis en Nena Rienderhoff, Head of Sales & Accountmanagement, spreken over de volgende fase: een gerichte uitbreiding naar toeleveranciers met een geïntegreerde oplossing voor personeelsplanning.

2025 was opnieuw een goed jaar voor ORGANIZED, vertelt Nena Rienderhoff. “We hebben uitgebreide producties gedraaid op grote evenementen als Defqon.1, SAIL Amsterdam en De Vrienden van Amstel LIVE. Het ziet er naar uit dat we de volgende edities ook weer mogen doen. Het laat zien dat we er klaar voor zijn om door te groeien naar de volgende stap. Een evenement leunt altijd op vele partners en toeleveranciers. Zij zijn eigenlijk ook gebruikers van ORGANIZED, zonder dat wij met hen een directe relatie hebben. Daarom verbreden we onze propositie: niet alleen gericht op het evenement zelf, maar ook op de toeleveranciers.”

“We doen dit met een nieuwe planningsmodule”, vult Dylan Velthuis aan, “die naadloos aansluit op het evenement. Nu vragen we namens de organisatie alleen de definitieve accreditatielijsten en additionele verzoeken op bij partners. Met de nieuwe module kan de toeleverancier zijn personeelsplanning veel eerder in ORGANIZED opzetten, waardoor het invullen van de productiesheets nog maar één druk op de knop is.”

Beter plannen

Een groot voordeel van deze verbreding is dat evenementen een beter overzicht krijgen. Velthuis: “De toeleverancier kan de planning in real-time koppelen aan de uitvraag van het evenement. Zo is er beter inzicht in wie er komt, wanneer en wat nodig is. Dat gebeurt uiteraard pas nadat de toeleverancier toestemming heeft gegeven om deze gegevens te delen. Op evenementen zijn er altijd last-minute wijzigingen, dus dit zorgt voor minder uitdagingen op locatie.”

Volgens Rienderhoff starten de eerste praktijktesten begin 2026. “De samen­werking met The Support Group en andere bedrijven op de Mainstage Event Campus, waar wij zijn gevestigd, biedt veel potentieel. Onze buren staan al klaar om hun planning via ORGANIZED te laten verlopen. Daarnaast kijken we nadrukkelijk verder, want veel bedrijven in de sector werken nog met Excel of systemen die niet op elkaar aansluiten. Daar liggen grote kansen.”

Velthuis verduidelijkt het gemak van ORGANIZED. “Wij bouwen alles met het evenement als uitgangspunt en direct op schaal. Vanuit diezelfde visie kijken we ook naar de planning. Binnen evenementen zijn er andere behoeften dan bijvoorbeeld in de horeca. Wie neemt welk materiaal mee? Is er een overnachting of catering nodig? En wie rijdt er met wie mee? Het zijn vragen waar andere planningspakketten niet op ingericht zijn. In ORGANIZED vloeien deze elementen direct door in de productie­sheets.”

Slimmere beslissingen

Velthuis noemt het betrekken van toeleveranciers uniek. “Natuurlijk zijn er meer tools op de markt, wij creëren echter het volledige plaatje. Toeleveranciers en organisatoren weten precies waar ze aan toe zijn en kunnen hierdoor slimmere beslissingen nemen die bijvoorbeeld voor kostenbesparingen zorgen. Onze ambitie is duidelijk. Alles wat georganiseerd wordt op een evenement en wat digitaal ondersteund kan worden, moet via ORGANIZED lopen. Voor ons voelt dit als een logische uitbreiding. Die bevestiging krijgen we ook uit de markt. In 2026 verwachten we daarom een nog ­grotere rol te spelen in de digitale organisatie- én personeelsplanning van evenementen.”