'Van spreadsheet-chaos naar Backstage Brilliance'

Grote evenementen ogen aan de voorkant strak, sfeervol en moeiteloos. Achter het podium komt alles samen en dat gaat niet altijd zonder slag of stoot. CEO Sjoerd Staal en sales- en marketingdirecteur Vanya Schreuders van In2event over hoe één platform zorgt voor meer efficiëntie, veiligheid, betere communicatie én slimme inzet van data en AI.

Sjoerd Staal trapt het gesprek af door te stellen dat er achter de ­schermen nog steeds vaak aangestuurd wordt met Excel, mail en WhatsApp-groepen. “Eén fout in een spreadsheet is genoeg om een artiest, crew of leverancier op het verkeerde moment op de verkeerde plek te hebben. Die chaos is wat wij willen voorkomen.”

Staal weet waar hij het over heeft. “Ik ben ooit begonnen als lichttechnicus en ­bouwde op mijn zolderkamer websites. Overal zag ik hetzelfde terug: infor­matie was verspreid, iedereen had zijn eigen versie van de waarheid en niemand zag het hele plaatje. Vanuit die ­frustratie is In2event ontstaan. We wilden één ­systeem bouwen dat alle backstage-teams ­verbindt.”

We wilden één ­systeem bouwen dat alle backstage-teams ­verbindt

Naadloze aansluiting

In elf jaar tijd is In2event uitgegroeid tot een vertrouwde naam in geïntegreerde eventmanagementsoftware. Het platform is de digitale ruggengraat van ­festivals, sport­evenementen, corporate events en publieke evenementen. “Waar veel ­organisaties vijf tot tien verschillende tools gebruiken, brengen wij de belangrijkste processen ­samen in één omgeving,” legt Staal uit. “Ons platform bestaat uit vier ­geïntegreerde oplossingen: Artist Advancing & Handling, Production & Suppliers, Staff & Scheduling en Guests & Registration. Dat zijn in de praktijk ­verschillende ­werelden met eigen infor­matie, workflows en verantwoordelijk­heden, maar in In2event sluiten ze naadloos op ­elkaar aan. Bovendien ­koppelen we met ­essentiële eventtooling, zoals ticketing- en toegangs­controlesystemen. Zo ontstaat één compleet verhaal: één operationele ruggen­graat waar alle data, teams en tools samenkomen.”

Één operationele ruggen­graat waar alle data, teams en tools samenkomen

Backstage Brilliance

Dat levert meer op dan alleen overzicht, ­benadrukt Vanya Schreuders. “Onze klanten zien minder fouten, er is minder stress en lagere kosten. Maar vooral: ze kunnen aantonen dat ze de controle hebben, richting gemeente, vergunningverleners en partners. Dat is goud waard, zeker nu veiligheid en compliance zo belangrijk zijn.”

Ondanks alle technologie draait In2event in de kern om mensen. “Bijna iedereen hier komt uit de live-industrie. We kennen de showdagen met te weinig slaap en de andere hectiek in aanloop naar de showdag. Daardoor ontwerpen we workflows die werken in het veld, niet alleen in een spreadsheet.”

Dat de volledige ontwikkeling in-house gebeurt, helpt daarbij, aldus Staal. “We leveren jaarlijks tientallen verbeteringen op basis van feedback uit de praktijk. Veel functies zijn samen met klanten bedacht. We zien onszelf dan ook als operationele partner.” Die filosofie vat In2event samen onder de noemer Backstage Brilliance. Schreuders: “Voor ons is Backstage Brilliance het moment waarop backstage zo goed geregeld is, dat je het bijna niet meer merkt. Eén overzicht, en beslis­singen op basis van realtime data in plaats van onderbuikgevoel.” De volgende stap ligt volgens Staal bij data en AI. “Backstage ­gebeurt er enorm veel tegelijk. Met data en AI willen we risico’s vroegtijdig signaleren en op termijn zelfs voorspellen. Als we dat aan de voorkant zichtbaar maken, kunnen organisatoren nog veiliger, efficiënter en duurzamer werken.”