Stager: 'We wilden één plek waar alles samenkwam'

Eventorganisatoren hebben vaak één grote uitdaging: overzicht houden terwijl de trein voortdendert. Stager biedt de oplossing: één virtuele backstage, waarin alle essentiële functies samenkomen, van online ticketing en gerichte marketing tot het maken van digitale draaiboeken en crew planning.

De basisfilosofie van Stager is onafhankelijkheid voor organisatoren, vertelt eigenaar Mike van Gaasbeek. Data, betalingen en werkprocessen ­moeten zoveel mogelijk in eigen hand ­blijven. “We opereren vanuit het idee van onafhankelijkheid, waarbij we organisatoren in hun kracht zetten om zelf een toko te kunnen draaien.”

Het idee begon vanuit zijn tijd bij WORM in Rotterdam vertelt Van Gaasbeek. “Het was een chaotische organisatie met allerlei verschillende systemen: we waren ontzettend veel tijd kwijt aan overleg, er ging van alles mis, we hadden geen inzicht in wat ­anderen in hun eigen tools aan het doen waren en we waren afhankelijk van derden voor onze informatievoorziening. Vanuit dat idee zijn we Stager gaan ontwikkelen als ­centrale hub voor je organisatie, zodat je beter kunt samen­werken als team, je tijd wint ­omdat je alles maar één keer ­invoert, geen losse tools meer hoeft te ­koppelen, meer overzicht hebt om ­besluiten te ­nemen en de ­communicatie met alle ­partijen rond je evenement stroomlijnt. Wij bouwen ­gewoon complete workflows, testen die helemaal kapot en pas als alles werkt ­releasen we het.”

Feedback

Een wezenlijk onderdeel van Stagers ­ontwikkelaanpak en uitbreiding van ­features is een voortdurende uit­wisseling met podia en festivals. Via een ­geïntegreerd feedbacksysteem ­kunnen gebruikers ­wensen aandragen en op ­elkaars verzoeken stemmen. Zo ontstaat een direct beeld van wat in de sector leeft: van een ‘hidden sales link’ tot donatie­mogelijkheden.

“Op basis daarvan ­bepalen we onze roadmap,” legt Van Gaasbeek uit. Die ­transparantie werkt twee ­kanten op: ­gebruikers zien waar Stager aan werkt en krijgen automatisch een ­bericht ­wanneer een gevraagde ­functie is opgeleverd. Tegelijkertijd heeft Stager meteen een ­grote groep professionals om nieuwe ­functies mee te testen. “We gaan met hen in gesprek: Wat heb je nodig en hoe moet het werken?”

CTM Festival: itineraries als spil

Het Berlijnse CTM Festival werkt al ruim  tien jaar met Stager. Het festival richt zich op grensverleggende muziek, strekt zich over tien dagen uit en trekt jaarlijks zo’n 30.000 bezoekers en ontvangt grofweg 200 kunstenaars. CTM stapte ­aanvankelijk in op ticketing, vertelt codirecteur Remco Schuurbiers, maar gebruikt nu ook de ­productie- en planningstools.

“We hebben altijd veel vragen: kan dit, kan dat? Op een gegeven moment ging de software over een threshold en viel alles samen. Iedereen ­binnen het team werkt er nu mee en merkt de voordelen.” Het contrast met eerdere edities is groot. “Een paar jaar ­geleden ­waren we nog een heel weekend bezig om met de hand schema’s te schrijven en te versturen. Dat is nu weg.”

Schuurbiers benadrukt dat CTM en Stager in de loop der jaren echt sámen zijn ­gegroeid. Nieuwe functies sloten steeds ­beter aan op de praktijk van het festival, maar minstens zo belangrijk was het voortdurende contact met Mike van Gaasbeek en zijn team. “We wisten altijd precies wat er op de korte en lange termijn op de planning stond,” zegt hij. “Als iets niet meteen kon, werd dat gewoon open gezegd, en als iets eraan kwam, ­kregen we dat net zo goed te horen.” Die trans­parante communicatie maakte het mogelijk om geduld te hebben en koers te houden. “Omdat dat contact zo helder was, bleef het vertrouwen. We  groeiden mee met wat Stager ontwikkelde.”

Muziekgieterij: van losse systemen naar één workflow

Ook het poppodium Muziekgieterij in Maastricht verschoof de afgelopen jaren van een landschap met meerdere tools naar één geïntegreerd platform. Het poppodium werkte binnen een Limburgs ­samenwerkingsverband van pop­podia eerst met Eventix voor ticketing en Yesplan voor planning.

Zakelijk directeur Richard Loomans van de Muziekgieterij: “In Stager zit een backstage-module waarin je de hele productie kunt regelen, die is zó ­gemaakt dat het voor poppodia heel ­geschikt was. We hebben veel van onze werkzaam­heden ­geïntegreerd in Stager, waardoor onze ­producties veel makkelijker te plannen zijn. De productie binnen een poppodium is vaak een repeterend geheel: ­wanneer een band binnenkomt, wat ze ­nodig ­hebben, soundcheck, dat hele verhaal. De ­tijden verschillen soms, de samenstelling ­verandert, maar de constructie van een productie blijft hetzelfde. Die repeterende structuur is ingericht in Stager, waardoor nieuwe producties sneller worden opgezet en minder foutgevoelig zijn.”

Communicatie

Loomans noemt communicatie de kern van elke productie. “Het belangrijkste van ­produceren is communiceren. Als je met elkaar de juiste informatie deelt, kun je ­handelen. Of het nu gaat om allergieën waar de keuken rekening mee moet ­houden, of om techniek die moet weten dat een band met eigen FOH en tafel komt, alle informatie moet centraal vindbaar zijn.”

Waar voorheen talloze documenten ­geüpload en rondgestuurd werden, werkt Muziekgieterij nu met Stagers itineraries: “Je stuurt een link mee en mensen ­krijgen altijd de actuele informatie. Dat is een ­enorme pré.”

Volgens Loomans zijn zowel de producties als het platform de afgelopen jaren complexer geworden. “Wij hebben flink doorontwikkeld en gefinetuned, Stager groeit daar organisch in mee.” Die wederzijdse ontwikkeling was voor de Muziekgieterij aanleiding om twee jaar geleden een ­contract voor vijf jaar te tekenen. “We ­wilden expliciet afspreken: wij willen met jullie mee­denken en mee ontwikkelen.”

Narrowcasting en data

“Onze IT’er is ook continu aan het kijken wat we nog kunnen combineren met Stager,” zegt Loomans. “Hij heeft het nu zo opgebouwd dat het heel soepel werkt. Als wij in Stager één letter uit een titel halen verandert dat overal: op de tickets, op de website, in de itinerary, in de draai­boeken. Alles pakt dezelfde centrale bron. Ook onze hele ­narrowcasting wordt door Stager aangestuurd. De software communiceert met onze agenda, Outlook en admini­stratie. Als we aangeven dat een productie naar de schermen moet worden gecast, met de juiste afbeelding en het tijdschema, dan gaat dat automatisch mee in de narrow­casting. Dat scheelt werk én ­controle. Eén vinkje en het staat overal goed.”

Personeel- en salarisadministratie

De vernieuwde crew-module gebruikt Loomans inmiddels voor het volledige diensten­overzicht. Maandelijks exporteert hij alle gedraaide uren voor de salaris­administratie, waarbij filters en draai­tabellen direct inzicht geven in tekorten en overschotten. “Er is heel snel overzicht,” legt hij uit. “Voor iedereen: medewerkers in loondienst, vrijwilligers én zzp’ers. Wat ik mooi vind van Stager is dat ze doen wat ze zeggen en ze zeggen wat ze doen.”