BOD Events: 'ICT-partner is nieuwe levenslijn van festivals'

Festivals kunnen niet meer bestaan zonder stabiele, draadloze internetverbindingen. Dat betekent dat een organisator een ICT-partner moet hebben die daarvoor instaat, meent Maarten Stok van BOD Events. “Je hebt een partij nodig die een stabiele connectie garandeert voor productie, veiligheid, kassa’s en alle andere aspecten.”

BOD Events organiseert concerten en festivals waaronder het Arnhemse ASM Festival, Breda Live en Wantij Pop. Daarbij werkt het voor de ICT-invulling samen met WiFi4Rent. De keuze voor dit bedrijf komt volgens Maarten Stok van BOD Events voort uit een zoektocht naar een internetleverancier die de operationele kant van festivals begrijpt. “Wij hebben een ­partij nodig die niet alleen zorgt voor publieke toegang tot lokale wifi, maar ook stabiele verbindingen voor de kassa’s levert zodat de baromzet niet in gevaar komt.”

Oog op kosten

WiFi4Rent nam als totaalleverancier van tijdelijke ICT-diensten de gewenste verantwoordelijkheid op zich en werkt inmiddels ruim 12 jaar samen met BOD Events. Aanvankelijk lag de nadruk daarbij op de genoemde pintransacties. In de loop der tijd zijn extra functionaliteiten toegevoegd. Herman van den Dungen, eigenaar van WiFi4Rent: “BOD Events heb ik leren ­kennen als een organisator die al vroeg volledig in de cloud werkte. Om dat ­efficiënt en veilig te kunnen doen, heb je stabiel internet keihard nodig. Daar hebben we samen de nodige stappen in gezet met speciale aandacht voor kostenbeheersing.”

Hybride betaalsysteem

De draadloze internetbehoefte van BOD Events is door de jaren heen fors uit­gebreid. Stok: “We hebben voor veel organisatorische aspecten stabiele connectie nodig: voor de productiewerkzaamheden, ticket- en scanapparatuur, camera­toezicht, geluidsmetingen voor vergunningen en zelfs updates voor muziekapparatuur. Evenementenorganisaties kunnen zodoende werkelijk niet meer zonder.”

De betaalsystemen op het festivalterrein zijn uiteraard een speerpunt in die connectiviteitsbehoefte. Stok: “Wij kiezen voor een hybride systeem met de verkoop van ­munten en pinnen aan de bar. Deze betaaloplossingen hebben elk een eigen verbinding met het internet. Ze werken naast elkaar en geven samen minder ­risico op omzetverlies.” ICT-partner Van den Dungen vindt het een verstandige keuze. “Ook al ­zorgen wij voor stabiele verbindingen, dan nog is techniek altijd een risico­factor en zeker wanneer het gaat om draadloze systemen. Met redundantie, zoals gebruikmaken van een hybride betaalsysteem, verklein je de kans op problemen.”

Met redundantie, zoals gebruikmaken van een hybride betaalsysteem, verklein je de kans op problemen

Externe factoren

Juist omdat werken met techniek altijd een risico inhoudt, is het voor organisatoren belangrijk om te werken met een betrouwbare ICT-partner. Een router plaatsen en een verbinding leggen is volgens Stok eenvoudig, maar zorgen dat alles blijft werken in de omstandigheden van een festival is vaak een uitdaging. Publieksdrukte, weersomstandigheden of signaalproblemen – bijvoorbeeld door interferentie – kunnen problemen geven. Van den Dungen: “Vaak krijgt het internet de schuld, terwijl het ergens anders door misgaat. Wij monitoren de verbindingen ter plekke en op afstand en kunnen daardoor zien waar een probleem zit. Meestal kunnen we het dan oplossen voordat de organisatie er iets van merkt.”

Die controlefunctie van WiFi4Rent is belangrijk, stelt Stok. “Als organisator wil je het liefst werken met een partij die niet wijst naar externe factoren, maar die proactief meedenkt en oplossingen biedt.”