Weeztix: Data als groeimotor voor evenementen

Waar organisatoren jarenlang vooral op fingerspitzengefühl hun programmering en marketing bepaalden, spelen data tegenwoordig een doorslaggevende rol. Ticketplatform Weeztix, tegenwoordig onderdeel van de Weezevent Group, loopt daarin voorop. CCO Jos Huisman licht toe hoe Weeztix data vertaalt naar bruikbare inzichten, zodat organisatoren hun evenementen datagedreven kunnen organiseren.

De uitdaging is om de enorme hoeveelheid data niet abstract te laten, maar bruikbaar te maken, legt Jos Huisman uit. Weeztix doet dat onder andere met een tweejaarlijks geanonimiseerd industry report. Daarin worden marktbrede trends inzichtelijk gemaakt, zoals koopmomenten, aantallen tickets per order, retention en doorverkoopgedrag.  “Zo kunnen organisatoren hun eigen resultaten spiegelen aan de markt.”

Huisman signaleert dat bezoekers hun kaartjes steeds vroeger aanschaffen.  “Dat was in 2023 al zichtbaar, en het is sindsdien alleen maar toegenomen.” Organisatoren spelen daarop in door tickets eerder in de verkoop te zetten. Soms kunnen bezoekers zelfs tijdens een evenement via een QR-code direct voor het volgende jaar een kaartje kopen, vaak met korting. “Dat werkt, omdat bezoekers vertrouwen hebben in de organisator en het evenement, maar ook omdat ze erop rekenen dat ze hun ticket weer kunnen doorverkopen of teruggeven als ze later niet kunnen gaan.”

Daarin schuilt ook een risico, benadrukt hij. “Als resale niet goed geregeld is, bijvoorbeeld doordat tickets niet onder de aankoopprijs mogen worden aangeboden, blijven mensen met hun kaartjes zitten. Dat kan leiden tot terughoudendheid bij de voorverkoop en een verschuiving naar last minute gedrag. Wat wij doen is organisatoren helpen om keuzes te maken die hun publiek vertrouwen geven.”

Wat wij doen is organisatoren helpen om keuzes te maken die hun publiek vertrouwen geven.

Dashboard

Binnen het Weeztix ticketingsysteem krijgen organisatoren daarnaast een steeds uitgebreider dashboard met inzichten over bijvoorbeeld leeftijd, locatie en de conversie van hun ticketshop. Tijdens Amsterdam Dance Event 2025 lanceerde Weeztix een vernieuwde analytics­omgeving die nog verder gaat. Organisatoren zien daarin niet alleen cijfers, maar krijgen ook concrete adviezen, bijvoorbeeld dat hun checkoutproces te lang is of dat het aanbod van tickettypes keuzestress veroorzaakt.

Customer succes managers

Naast de tooling speelt begeleiding een belangrijke rol. Iedere klant krijgt ondersteuning van een team customer success managers, die niet alleen de markt en het systeem door en door kennen, maar ook een marketingachtergrond hebben. Zij helpen ­organisatoren om data direct te vertalen naar campagnes en acties.

“Dat zit in de dienstverlening,” zegt Huisman. “We kijken mee naar patronen en adviseren bijvoorbeeld wanneer je het beste je shop kunt openen of welke doelgroep in je community groeit. We zijn continu bezig met kleine verbeteringen voor de organisatoren. Neem de conversie van een ticketshop: die ligt gemiddeld rond de tien procent. Als je dat weet te verhogen naar elf procent, lijkt dat misschien een klein stapje, maar in werkelijkheid betekent het tien procent meer omzet. Meer kun je technisch vaak niet bereiken, maar de impact is groot.”

Data verzameling

Dat verzamelen van data moet volgens Huisman zo frictieloos mogelijk gebeuren. Daarom houdt Weeztix de ticketflow bewust kort: producten kiezen, basisgegevens invullen en afrekenen. Pas ná betaling, bij het downloaden van de tickets, worden aanvullende vragen gesteld per tickethouder. Organisatoren kunnen op ieder moment extra vragen toevoegen, bijvoorbeeld of iemand met de fiets of auto komt, of welke artiest op de line-up favoriet is.

“Juist die vragen zijn interessant,” legt Huisman uit. “Niet zozeer het adres of de volledige geboortedatum, die kun je via pixeltracking ook achterhalen. Wat je wilt weten is waar je bezoeker van houdt, zodat je daarop kunt inspelen. Als blijkt dat een dj veel populairder is dan gedacht, kan dat een reden zijn om hem of haar een grotere plek op de line-up te geven, of voor een volgend evenement opnieuw te boeken.”

Wat je wilt weten is waar je bezoeker van houdt, zodat je daarop kunt inspelen.

De waarde van die data wordt het meest zichtbaar in de marketing. “Met een goed opgebouwde database verkopen organisatoren veel meer via hun eigen kanalen, zoals e-mail en sms, waardoor de afhankelijkheid van dure advertenties afneemt. Wanneer er wel geadverteerd wordt, zijn campagnes veel gerichter omdat er precies bekend is wie de doelgroep is en waar die zich bevindt. Via koppelingen met CRM-systemen en advertentieplatforms kunnen profielen ­bovendien direct gebruikt worden voor lookalike-campagnes. Hoe beter de startdata, hoe slimmer het algoritme aan de slag kan.”

Datagedreven aanpak

Volgens Huisman zorgt die datagedreven aanpak voor een fundament waarop organisatoren durven te groeien. “Als je ieder jaar opnieuw moet gokken of er genoeg mensen komen, neem je minder risico’s. Maar als je weet dat je met één mailing al tweeduizend kaarten verkoopt, kun je als organisator meer risico nemen. Uiteindelijk leidt dat tot een rijkere culturele sector, omdat organisaties binnen de cultuursector zo stabieler worden en daardoor meer ruimte hebben om kwalitatief mooie events te realiseren en weer risico’s kunnen nemen.”

Weeztix zelf groeit mee met die ontwikkeling. Het nieuwe dashboard moet organisatoren nog meer inzicht en handelings­perspectief geven. Tegelijkertijd experimenteert het bedrijf met kennisclubs waarin organisatoren die geen directe concurrenten zijn, met elkaar data en ervaringen delen. In Turkije wordt dit concept al gelanceerd, in Nederland wordt de mogelijkheid onderzocht.

Een lijn

Wat Huisman misschien wel het ­belangrijkste vindt, is dat de belangen van Weeztix en die van de organisator ­volledig op één lijn liggen. “Wij verdienen per verkocht ticket. Als een klant tien procent meer verkoopt, groeit onze omzet net zo goed mee. Daarom investeren we in data scientists, marketingteams en dashboards. Alles wat we ontwikkelen is gericht op één doel: organisatoren helpen meer kaarten te verkopen.”

Alles wat we ontwikkelen is gericht op één doel: organisatoren helpen meer kaarten te verkopen.