EvenementAssistent gereed voor gebruik

Het landelijke online systeem EvenementAssistent, dat gemeenten, organisatoren en hulpdiensten ondersteunt bij het doen van een aanvraag voor een evenementenvergunning, is sinds deze week beschikbaar. 

De ontwikkeling van de EvenementAssistent heeft enige tijd geduurd. Het online systeem werd in februari 2013 aangekondigd en zou in het najaar van dat jaar beschikbaar zijn. Achterliggende gedachte is dat evenementhouders hoge regeldruk ervaren bij de aanvraag van vergunningen voor festivals en andere evenementen. Gemeenten hanteren daarbij vaak verschillende procedures en vereisten.

“Organisatoren en gemeenten hebben gezamenlijk geregeld dat dit eenvoudiger kan, volgens één gestroomlijnd proces voor de aanvraag van alle vergunningen die nodig zijn voor een evenement”, aldus Hans Onno van den Berg, voorzitter van de stichting EvenementAssistent, die verantwoordelijk is voor de EvenementAssistent, die is ontwikkeld door softwareleverancier Impactive. Bij de ontwikkeling is een landelijke Gebruiksraad betrokken geweest, met vertegenwoordigers van gemeenten, organisatoren en hulpdiensten. Betrokken leden bij de stichting EvenementAssistent zijn de VVEM (Vereniging van Evenementenmakers), VNPF (Vereniging Poppodia en Festivals), VSCD (Vereniging Concertzalen en schouwburgen), NOC*NSF (sportfederatie), VNCO (circussen), NKB (kermissen) en de gemeente Zandvoort.

De tool is deze week opgeleverd en zorgt voor minder administratieve lasten voor organisatoren van evenementen. Daarnaast ondersteunt het digitale hulpmiddel het advies- en beoordelingsproces van gemeenten en hulpdiensten, landelijk uniform, getoetst aan wettelijke kaders en gericht op de noodzakelijke ontheffingen en vergunningen. Gemeenten die gebruikmaken van de EvenementAssistent kunnen hiermee het aanvraag- en vergunningverleningproces vergaand stroomlijnen en optimaliseren.

“Door betere samenwerking bij de voorbereiding voorkomen alle betrokken partijen vervelende voorvallen bij evenementen”, aldus Van den Berg. De eerste gemeenten en Veiligheidsregio’s hebben inmiddels belangstelling getoond en de verwachting is dat voor evenementen in 2015 de aanvragen al via het systeem kunnen worden gedaan.

Met de oplevering van het systeem gaat de stichting gaat nu verder als Stichting Keurmerk EvenementAssistent. Deze richt zich op kwaliteitsbewaking en doorontwikkeling. Hiervoor zijn keurmerkvereisten opgesteld en wordt een platform van organisatoren, gemeenten en hulpdiensten opgericht.