Crowdcom ondersteunt vergunningsprocedures met simulaties

Wanneer staat het waar vast? Zowel voor organisatoren als voor het publiek van evenementen is dit een belangrijke factor die voor een bezoekerservaring en de veiligheid van de bezoeker bepalend kan zijn. In plaats van er louter op te monitoren, bedacht Crowdcom om hun data in te zetten voor simulaties.

Crowdcom specialiseert zich in het real-time en anoniem monitoren van publieksstromen op grote en kleine evenementen om deze veiliger en effi­ciënter te maken. Dit gebeurt aan de hand van verschillende sensortechnieken. De verzamelde data worden getoond in een event-dashboard, dat aanpasbaar is aan de wensen van de klant. Die combinatie van data maakt het nemen van objectieve beslissingen tijdens een evenement mogelijk. Naast sensortechnieken zet Crowdcom simulaties in, die publieksstromen vooraf inzichtelijker maken. De inzet van deze simulatie­tool is vorig jaar gestart, voortbouwend op de wens van Mysteryland om de doorstroom op een deel van de nieuwe opzet van het terrein te testen en te ver­beteren.

“De afgelopen editie had Mysteryland een andere opzet van het festivalterrein en tijdens besprekingen vooraf zijn we overeengekomen dat wij een simulatie zouden maken met onze data”, vertelt Quinten Kentie van Crowdcom. “Zodoende zijn we een traject aangegaan en hebben we met name in de voorbereidingsfase verschillende toetsingen uitgevoerd om te zien waar de bottlenecks zitten tijdens de uitstroomfase.”

 

Simulatie maakt het visueel

Wanneer Crowdcom door een evenement gevraagd wordt om diens simulatiedienst in te zetten, wordt er een simulatie gecreëerd in een digitale 3D-omgeving van het evenemententerrein, die je een beetje zou kunnen vergelijken met een serieuze versie van games als The Sims of RollerCoaster Tycoon. In deze omgeving worden bezoekersstromen gevisualiseerd en kunnen scenario’s getest worden, zoals de in- en uitstroomden het publiek, maar ook het toetsen van show-stops en evacuaties. Hierdoor wordt het visueel inzichtelijk gemaakt waar knelpunten vormen in dit soort situaties. “Met een simulatie maak je een digitale omgeving waarin het hele festival staat ingetekend”, legt Kentie uit. “Denk bijvoorbeeld aan die ene bar die daar links of rechts van het podium moet staan. Maatregelen die worden genomen in de voorbereidingsfase kunnen met een andere blik bekeken en getoetst worden door een simulatie, waardoor organisatoren het terrein veiliger en efficiënter kunnen inrichten.”

Simulaties voorkomen ontwerpfouten die je anders pas ontdekt tijdens de opbouw van een festivalstage of tijdens het event zelf, zo schetst Kentie. “Denk aan een looproute die te smal is, een trap die te weinig capaciteit heeft of een barplein dat te snel volloopt. Door dit virtueel te testen voorkom je dat productie last-minute moet uitbreiden of aanpassen — vaak met hoge kosten.”

Simulaties versnellen het vergunningsprocedures

Vergunningenprocedures worden steeds complexer: drukteberekeningen, reistijden, knelpunten, wachtrijen en ga zo maar door. Het zichtbaar maken van deze numerieke data helpt bij het verkrijgen van vergunningen, omdat er vooraf heldere communicatie over een event kan worden overlegd met gemeenten. “Data fungeren als een gemeenschappelijke, objectieve taal voor communicatie met veiligheidsspecialisten en vergunningverleners”, redeneert Kentie. “Hierdoor kan op een toegankelijke manier inhoudelijk worden meegedacht over crowdmanagement en over de indeling van het terrein. Dit zorgt voor voorspelbaarheid en vertrouwen bij alle partijen. We vertalen vraagstukken over crowdmanagement van tekst naar beeld.”

De simulatietool helpt volgens Kentie dus om het ontwerp van het terrein te optimaliseren, wat kan bijdragen aan het verlagen van de productiekosten. “Wij testen op het digitale terrein hoeveel ruimte echt nodig is, welke routes werken en waar capaciteiten knellen. Daarmee voorkomen we dat er onnodige hekwerken, extra poorten, brede looproutes of overtollige voorzieningen   worden gebouwd. Juist nu de productiekosten stijgen, levert dit directe besparing op.”

Langdurig traject of snelkookpan

De simulatietool is geschikt voor zowel ­grote als kleinschalige evenementen, waarbij er twee soorten trajecten onderscheiden kunnen worden door Crowdcom: langdurige projecten en ‘snelkookpansessies’, zoals Kentie ze noemt. “Het voorbeeld van Mysteryland, dat was een langdurig traject van een half jaar, waarbij wij verschillende modellen hebben gemaakt van het evenement en verschillende diepgaande interviews hebben gedaan met de klant.”

Aan de andere kant zijn er evenementen die met hele specifieke vragen komen,  zoals capaciteit van een entree, veiligheid van een brug, positionering van een trap of doorstroming rond een podium. “Door middel van een snelkookpansessie vliegen wij deze vraagstukken binnen een halve dag aan en wordt er als het ware een visuele brainstormsessie gehouden. Wij bereiden dan een digitale omgeving van een event voor in een simulatie en dan spelen we verschillende scenario’s af in de tool en overleggen we samen met ­veiligheidscoördinatoren en organisatoren de uitkomsten bij ons op kantoor in Hedel. Dat geeft een veiligheidsspecialist meer ­zekerheid, omdat hij dan ziet dat hij keuzes kan maken op basis van onze data.”

De toekomst van crowdmanagement

De simulatiedienst is een aanvulling op de dienstverlening die Crowdcom al levert met bijvoorbeeld de telsystemen of ­mobiele centrale post, de Cdesk. Kentie beschrijft dat Crowdcom de toekomst van crowdmanagement niet enkel in real-time ­monitoring via dashboards ziet, maar ­bovenal in proactieve, voorspellende ­besluitvorming voorafgaand aan een evenement.

“Hoe ziet een evenement eruit en welke scenario’s kunnen plaatsvinden? Hoelang gaat een uitstroom duren? Dat soort ­dingen wil je eigenlijk al voorafgaand aan een evenement weten en niet pas terwijl het al gaande is. Een simulatie kan ons daar enorm bij helpen. Een simulatie is echter geen realiteit, dus een kritische blik blijft noodzakelijk. Het blijven publieks­evenementen waar tienduizend scenario’s ­kunnen plaatsvinden die je nooit allemaal kunt toetsen. Maar het weten hoe jouw evenement er in de basis uitziet, is van enorm toegevoegde waarde.”