The Support Group: 'SAIL 2025 voelde als de kroon op ons werk'

Met ruim 2,5 miljoen bezoekers, meer dan 10.000 schepen en een ongeëvenaarde samenwerking tussen tientallen partners gaat SAIL 2025 de boeken in als een van de meest indrukwekkende edities uit de geschiedenis. Joris Joosen en Marcel Elbertse (The Support Group), Huib Joor (Your Productions), Leonie Boon (Collect & Clean), Roger Meijer (ORGANIZED) en Pieter Lubberts (Backbone International) blikken terug. “Zes kilometer lang, rijen dik langs de kades – dat beeld vergeet ik nooit meer.”

Van 20 tot en met 24 augustus keerde SAIL na tien jaar afwezigheid terug in de hoofdstad. De tiende officiële editie viel samen met het 50-jarig jubileum van SAIL én met de viering van 750 jaar Amsterdam. Het nautische evenement trok circa 2,5 miljoen bezoekers, die verspreid over vijf dagen ruim 10.000 schepen uit meer dan twintig landen konden bewonderen.

De drukte piekte op zaterdag, toen ­alleen al marineschip Zr.Ms. Karel Doorman zo’n 25.000 bezoekers ontving. De schaal van het evenement maakte integrale ­samenwerking met Port of Amsterdam, Rijkswaterstaat en lokale autoriteiten ­essentieel. Het maritieme verkeer op het IJ en Noordzeekanaal moest immers veilig samen­gaan met de massale publieks­stromen op de kades.

Contributing Partner van SAIL

Voor Joris Joosen en Marcel Elbertse, Managing partners bij The Support Group, begint de kracht van SAIL bij de unieke setting. “Het is een project dat zich volledig in de publieke ruimte afspeelt. Je bouwt geen afgesloten festivalterrein, maar realiseert een grootschalige productie midden in het centrum van Amsterdam. Dat maakt SAIL niet alleen bijzonder, maar ook complex. Je houdt rekening met bewoners, winkeliers en forensen, terwijl de stad gewoon moet doordraaien. Door onze betrokkenheid bij de eerdere edities van SAIL hebben we veel ervaring en kennis op kunnen doen, die we voor de 2025-editie konden bundelen in een partnership met SAIL. Concreet betekent dit dat we met ­diverse bedrijven vanuit The Support Group ­betrokken zijn geweest bij de realisatie van SAIL 2025. We zijn enorm trots dat wij als Contributing Partner een grote bijdrage hebben kunnen leveren aan het succes van SAIL 2025.’’

Vertrouwen

“De bedrijven die vanuit The Support Group mochten werken aan SAIL zijn in hun vak­gebied stuk voor stuk partijen die hun sporen hebben verdiend in de evenementenwereld en al jaren onderling veel samen­werken,” vertelt Marcel Elbertse. “Zo’n kruisbestuiving levert veel op; partijen die elkaar normaal al tegenkomen bij festivals en evenementen, werken hier in één ­geïntegreerde operatie. Dat geeft vertrouwen.”

Een persoonlijk hoogtepunt voor Joosen en Elberste was de Sail-In Parade. “We mochten meevaren op een van de mooie schepen en zagen de mensenmassa langs de kades. Zes kilometer lang, rijen dik. Dat beeld vergeten we nooit meer. Op dat moment besef je pas echt de schaal en de impact van het evenement. Honderdduizenden mensen die samenkomen om iets moois te beleven, dat geeft een energie die je nergens anders vindt. Petje af voor de organisatie van SAIL. Wij zijn bijzonder trots dat wij hier weer aan hebben mogen meebouwen ”

Veelzijdige aanpak

Voor Huib Joor, eigenaar van Your Productions, was het evenement ­bovenal een feest. “Het was een fantastisch mooi evenement. Wij hebben anderhalf jaar voorbereiding gestoken in de totale publiek­catering waar wij verantwoordelijk voor mochten zijn. Omdat de vorige editie in 2015 plaatsvond en die van 2020 door corona niet doorging, was veel kennis verouderd of verdwenen. Dat betekende dat we zo goed als opnieuw moesten beginnen.”

Die herstart bracht onzekerheden met zich mee. “Wat zijn de trends en met welk publiek moeten we rekening houden? Hoe ziet hun bestedingspatroon eruit? Je kunt dat niet voorspellen met cijfers van tien jaar geleden. Daarom hebben we veel onder­zoek gedaan naar consumptiegedrag. Uiteindelijk bleek dat we de juiste keuzes hadden gemaakt: bezoekers waren tevreden over de prijs-kwaliteitverhouding en over de mix van aanbod.”

Het brede publiek van SAIL vergde een veelzijdige aanpak. Joor: “Overdag heb je families met kinderen, ’s avonds een heel ander publiek. Je moet zorgen dat je ­iedereen kunt bedienen. Voor ons betekende dat een combinatie van snelle servicepunten, kwalitatieve horeca en voldoende variatie.”

Ook zijn persoonlijke hoogtepunt was de SAIL-In Parade. “We hebben daar zo lang naartoe gewerkt. Toen het moment eindelijk daar was, voelde dat als de kroon op ons werk. Tegelijkertijd waren we ook actief op Mysteryland – dat maakte het extra bijzonder.”

Dat SAIL uniek is, staat voor Joor buiten kijf. “De locatie maakt het bijzonder: midden in Amsterdam, aan het water. Ik kom zelf uit Eindhoven, daar heb je alleen een kanaal. Hier gebruik je enorme delen van de stad, bijna drie weken lang inclusief op- en ­afbouw. En alles verliep veilig en gemoedelijk, ondanks de honderdduizenden bezoekers. Dat vind ik indrukwekkend.”

Toen het moment eindelijk daar was, voelde dat als de kroon op ons werk

Duurzaamheid: van beleid naar praktijk

Naast productie en horeca speelde duurzaamheid een sleutelrol. Leonie Boon, Grondstofcoördinator bij SAIL en Sustainability Manager bij Collect & Clean, noemt het evenement een uniek project. “Qua sfeer, gevoel en omvang maak je dit in Nederland niet vaak mee. Voor mij persoonlijk was het ook mijn grootste project tot nu toe.”

Haar team was verantwoordelijk voor grondstoffenmanagement en schoonmaak. “Doordat we al ruim een jaar van ­tevoren waren aangesloten, konden we vanaf het begin adviseren over inkoop en materiaalkeuze. Duurzaamheid begint ­namelijk al bij de vraag: wat koop je in? Door bewuste keuzes te maken bij dit proces voorkom je dat het na gebruik afval wordt.”

Qua sfeer, gevoel en omvang maak je dit in Nederland niet vaak mee

Grote ambities

SAIL had grote duurzaamheidsambities: volledig vrij van single-use plastic, scheiding van vijf materiaalstromen en een groot aandeel herbruikbare materialen. Tegelijkertijd werden structurele duurzaamheidsmaatregelen ingevoerd. Waar eerdere edities nog zo’n 95 dieselaggregaten gebruikten, draaiden er dit jaar slechts vijf – allemaal op HVO100, een biobrandstof die tot 90% minder CO₂-uitstoot oplevert en ook stikstof- en fijnstofemissies beperkt. De Clipper Stad Amsterdam opende de SAIL-In Parade volledig op HVO100, en ook andere schepen konden ter plekke bijtanken.

Waterbesparing werd bereikt door circu­laire oplossingen: de grootste toiletvoorzieningen spoelden met gezuiverd IJ-water in plaats van drinkwater, goed voor een besparing van circa 6 liter per spoelbeurt. Innovatieve toepassingen zoals de CanalCleaner verwijderden microplastics uit het oppervlaktewater.

Om duurzaamheid tastbaar en controleerbaar te maken, werkte de organisatie samen met GSES (Global Sustainable Enterprise System) voor onafhankelijke monitoring en rapportage. Bovendien werd SAIL benut als proeftuin: via het programma In Residence Open Events 2025 konden ondernemers pilots uitvoeren met nieuwe technologieën, variërend van circulaire materialen tot water­stofoplossingen.

Complimenten

De operatie van Collect & Clean was intensief. “In samenwerking met de gemeente Amsterdam hadden we 100 medewerkers ingezet die overdag zichtbaar aanwezig waren om bezoekers te activeren om goed met hun afval om te gaan en afvalbakken leeg te houden. ’s Nachts werkte een ploeg van 35 schoonmakers om het terrein weer op orde te brengen. Die zichtbaarheid had effect: bezoekers gooien minder snel iets op de grond als je iemand ziet opruimen. Bovendien introduceerden we recyclepunten, waar mensen zelf hun afval gescheiden inleverden. Dat werkte verrassend goed.”

Veel ­mensen zeiden dat het terrein overdag schoner was dan de rest van de stad

Wat Boon bijbleef, waren de complimenten van bezoekers. “Veel ­mensen zeiden dat het terrein overdag schoner was dan de rest van de stad. Dat was een bevestiging dat onze aanpak werkte. En het laat zien dat je met de juiste inzet en ­samenwerking echt het verschil kunt maken!”

Technologie als ruggengraat

Naast productie, horeca en duurzaamheid was er nog een cruciale pijler: ­registratie en hospitality. Die werd verzorgd door ORGANIZED. CTO Roger Meijer benadrukt vooral de schaal. “Het was een drukke ­periode, maar dat was juist heel mooi! Wij hebben bijna 200.000 accreditaties verwerkt. Voor een ticketsysteem is dat normaal, maar voor een backoffice-systeem was het uniek. We begonnen met vrijwilligers­registratie, maar werden al snel ingezet voor alle andere vormen van registraties. Elk officieel schip dat op het IJ lag tijdens SAIL, was via ORGANIZED geregistreerd, variërend van de bemanning en captains tot de pers, artiesten en medewerkers. Vanwege deze flexibiliteit speelden we ook een grote rol in alle hospitalitypakketten, waar we de B2B-tak bedienden, bedrijven die bijvoorbeeld boten huurden samen met hun relaties of personeel. Het bijzondere is dat je nauwelijks aanpassingen in de software hoeft te doen – slimme configuratie maakt het mogelijk.”

Echt een partner

Een eye-opener voor Meijer was de ­omvang van het uitnodigingsproces. “Dat biedt veel kansen richting B2B-evenementen. De RSVP-module die we hebben ingezet, kun je vergelijken met Google Forms, maar dan volledig geïntegreerd in de evenementen­infrastructuur. Dat opent mogelijkheden voor andere projecten.” De samenwerking met SAIL en andere partners verliep volgens hem uitstekend. “We voelden ons echt partner, niet slechts leverancier. Onze collega’s op locatie werden gezien als onderdeel van het team. Dat maakt dat je samen sneller kunt schakelen en innovatiever kunt werken. Mijn persoonlijke hoogtepunt? Bij de SAIL-In de stad binnenvaren en de kades al vroeg in de ochtend vol zien staan – dat was indrukwekkend. Dan zie je hoe groot de impact van een evenement is waar je zelf aan hebt meegewerkt.”

Innovatie en complexiteit

Tot slot blikt Pieter Lubberts, Managing Director bij Backbone International, terug. Voor hem was SAIL 2025 misschien wel de beste editie ooit. “Het blijft een van de mooiste evenementen in ons portfolio. De voorbereiding begon al een jaar vantevoren. Samen met de directie van SAIL hebben we besproken hoe de organisatie eruit moest zien en hoe wij productioneel invulling konden geven aan hun ideeën.”

De stedelijke omgeving maakte de operatie extra ingewikkeld. “Je kunt draaiboeken van eerdere edities niet zomaar hergebruiken. De stad is veranderd, en SAIL vindt plaats midden in een omgeving die moet blijven functioneren. Dat maakt het groot, complex en logistiek uitdagend.”

Plezier en energie

Tegelijkertijd bood dit jaar ruimte voor innovatie. Lubberts: “Op het gebied van crowd management zijn nieuwe technieken toegepast, omdat personeel schaars is. Voor Backbone lag de focus op energievoor­ziening: minder diesel, meer vaste stroom en batterijoplossingen. Dat past bij de duurzaamheidsambities van SAIL en is een ontwikkeling die we ook in andere projecten gaan doorzetten.”

Zijn persoonlijke hoogtepunt lag eveneens op het water. “Ik heb alle edities meegemaakt, maar dit was de eerste keer dat ik vanaf een boot kon meekijken. Je ziet het plezier van de mensen, je voelt de energie, en je beseft opnieuw waarom SAIL zo bijzonder is.”