Digitale ecosystemen in de praktijk

In een wereld waarin alles en iedereen voortdurend met elkaar in verbinding staat, worden ook evenementen steeds meer digitale ecosystemen. Van grootschalige festivals tot zakelijke congressen: connectiviteit is niet langer een luxe, maar een voorwaarde voor succes. De technologische infrastructuur achter een evenement bepaalt in toenemende mate de kwaliteit van de ervaring – voor bezoekers én organisatoren.

Of het nu gaat om betrouwbare wifi voor artiesten en crew, mobiele netwerken voor tienduizenden bezoekers, beveiligde dataverbindingen voor tickets, betaalsystemen en toegangsscans, of real-time monitoring voor crowd control: zonder slimme, stabiele en schaalbare verbindingen staat het evenement stil. En met de opkomst van nieuwe technologieën – denk aan private 5G-netwerken, IoT-oplossingen voor terreinbeheer en AI-gestuurde veiligheidsanalyse – verschuift de lat continu omhoog.

Continuïteit

Tijdelijke netwerkleveranciers als Soluned zien dagelijks hoe belangrijk stabiliteit is. Directeur-eigenaar Willem Theiner benadrukt: “Er moeten stabiele en veilige verbindingen worden gelegd die continuïteit bieden.” Juist omdat opbouwtijden korter worden en situaties tijdens een festival ­kunnen wijzigen, vraagt dit om flexibiliteit. “Er gebeurt nog weleens iets onverwachts, zeker op een festival. Als een balie of kassa uiteindelijk twintig meter wordt verplaatst, dan heeft dat consequenties voor de verbindingen. Wij kunnen daarop inspelen door ons zo flexibel mogelijk op te stellen,” zegt Theiner. Accountmanager Rolf Meuleman vult aan: “Vooraf kunnen anticiperen op zaken die vervelend zijn voor festivals en publiek, is in dit vak net zo belangrijk als diepgaande ICT-kennis.”

Ook WiFi4Rent, ICT-partner van BOD Events, ziet betrouwbare verbindingen als de levenslijn van een evenement. Maarten Stok van BOD Events is helder: “Je hebt een partij nodig die een stabiele connectie garandeert voor productie, veiligheid, kassa’s en alle andere aspecten.” Oprichter Herman van den Dungen van WiFi4Rent herinnert zich hoe zijn klant als een van de eerste volledig in de cloud werkte: “Om dat efficiënt en veilig te kunnen doen, heb je stabiel internet keihard nodig. Daar hebben we samen de nodige stappen in gezet met speciale aandacht voor kostenbeheersing.”

Redundantie

Vandaag de dag gaat het niet alleen om publiekswifi, maar ook om pintransacties, cameratoezicht, geluidsmetingen en updates voor muziekapparatuur. Betaalsystemen zijn daarbij cruciaal. Stok legt uit: “Wij ­kiezen voor een hybride systeem met de verkoop van munten en pinnen aan de bar. Deze betaaloplossingen hebben elk een ­eigen verbinding met het internet. Ze werken naast elkaar en geven samen minder risico op omzetverlies.” Van den Dungen onderstreept het belang van redundantie: “Met redundantie, zoals gebruikmaken van een hybride betaalsysteem, verklein je de kans op problemen.”

Data en communicatie

Maar verbondenheid gaat verder dan techniek. Het Nederlandse platform Appic laat zien hoe de relatie tussen organisatoren en hun publiek wordt versterkt door data en communicatie. Oprichter Sven Feijen: “Met Appic willen we een app bieden waarin iedere organisator zijn eigen in-app krijgt. Daardoor blijft de communicatie met de fan behouden en blijven organisatoren letterlijk in de broekzak van hun publiek.”

Die koppeling levert ook waardevolle inzichten op. “We zagen bij een festival dat een dure buitenlandse artiest aanzienlijk lager scoorde in de persoonlijke time­tables dan verwacht. Dat soort inzichten kan organisatoren veel geld besparen en helpen betere keuzes te maken.” Voor bezoekers betekent Appic gemak: persoonlijke schema’s, interactieve plattegronden en communityfuncties. “Ons doel is een app die de festivalbeleving zo gemakkelijk mogelijk maakt,” zegt Feijen, die tijdens Amsterdam Dance Event een rebranding lanceert om de internationale groei verder te versnellen.

Grip

Veiligheid en ticketcontrole vormen een ander belangrijk onderdeel van het ecosysteem. Ticketkeeper wil een einde maken aan secundaire doorverkoop en fraude. Oprichter Peter-Joost Post ziet zijn platform als ‘de kluis voor organisatoren, ticketers en consumenten.’ Door tickets te sealen en automatisch te personaliseren wordt doorverkoop vrijwel onmogelijk. “We creëren zo een gesloten ecosysteem waarin fraude praktisch wordt geëlimineerd,” aldus Post. Daarmee krijgen organisatoren grip op hun ticketing, ticketers extra verdienmogelijkheden en bezoekers een betrouwbare ervaring. “We zorgen dat iedereen die tickets gebruikt of verkoopt, in een kluis staat. Veilig, betrouwbaar en volledig controleerbaar.”

Frequentiemanagement

Minder zichtbaar voor het publiek, maar minstens zo cruciaal, is frequentie­management. Camel & Co, geleid door Kees Heegstra, is een bedrijf dat ervoor moet zorgen dat draadloze communicatie en apparatuur elkaar niet in de weg zitten. Hij verwoordt het eenvoudig: “Ons werk maakt  dat de artiest zijn ding kan doen zonder zich zorgen te maken of alles goed geregeld is. Als wij ons werk goed gedaan hebben, dan merkt niemand er iets van.”

Met decennialange ervaring beschouwt Heegstra zijn bedrijf als de parkeer­beheerder van het spectrum. “Ik en al mijn collega’s vormen een klein clubje waarbij iedereen uit de geluidstechniek komt. We brengen naar iedere klus kennis mee van programmatuur en techniek.” Het resultaat is dat festivals als Lowlands en Pinkpop zonder storingen kunnen draaien, en dat communicatie bij venues als Ziggo Dome en AFAS Live altijd helder is.”

AI

Waar veel partijen zich richten op infrastructuur, zet TIQS vol in op intelligentie. Volgens CEO Peter Roos is AI bij hen een integraal onderdeel van de operatie: “Bij ons draait AI niet naast het proces, maar in het proces.” Met het platform worden ticketing, betalingen, QR-bestellen en marketingtools samengebracht, aangestuurd door Contextual AI. Dat betekent dat data uit tickets, bestellingen, weerberichten of OV-informatie realtime worden vertaald naar acties, zegt Roos. Hij geeft een voorbeeld: “Stel, er is 40% kans op regen én drie dance-events binnen 25 km. Dan voorspelt TIQS een latere inloop, schuift shifts door, verplaatst voorraad naar binnenbars en past campagnes aan. Bezoekers krijgen via myTIQS een melding: ‘Nog 10 minuten happy hour bij bar 3; je favoriete drankje staat klaar.’” Zo ontstaat een persoonlijke event-assistent die bezoekers helpt én organisatoren in staat stelt efficiënter te werken.” Contextual AI is volgens hem de toekomst. “Met TIQS willen we connected events ­creëren waarin bezoekers, organisatoren en leveranciers realtime, slim en persoonlijk samenwerken.”

Toekomst

Van netwerken en wifi tot data, ticketing, frequentiemanagement en AI: techniek is niet langer ondersteunend, maar bepalend. Wie vandaag investeert in slimme en veilige verbindingen, legt het fundament voor de evenementen­ervaring van morgen. De toekomst van live is high-tech én high-touch – en wie daarin vooroploopt, bepaalt de standaard voor de komende jaren.