Terugblik ESI-Jaarcongres 2024 in Amersfoort

Tijdens het ESI Jaarcongres 2024 op donderdag 28 maart kwamen ruim 400 professionals bij elkaar in Theater en Zalencomplex Flint in Amersfoort. Zij deelden ervaringen en deden nieuwe kennis op tijdens het plenaire programma en in de vele subsessies, maar het was vooral ook een prachtige dag om oude contacten weer te laten herleven en nieuwe te laten ontstaan.

Het congres startte met de keynote-spreker Emma Parkinson, die op haar eigen wijze de deelnemers meenam in de uitdagingen die zij zowel vanuit haar betrekking als Course Director van de postuniversitaire opleidingen in Emergency, Disaster en Crowd Management aan de Coventry University, als vanuit haar functie als Crowd Safety Coördinator van het meerdaagse festival Glastonbury (200.000 bezoekers, 3000 acts op 100 podia) identificeert en onderzoekt.

Emma combineert daarmee wetenschappelijk kennis met operationele kennis en ervaring. Of zoals zij het in haar keynote aangaf: “Most Mathematicians don’t go out too often.” Met andere woorden: vertrouw dus niet alleen op de theorieën en data maar gebruik en vergelijk deze samen met ervaring vanuit het operationele veld.

Op basis van haar eigen promotieonderzoek riep zij de toehoorders op om de lessen die de hoog-risico industrie (bijvoorbeeld staal- olie- en gasindustrie) al heeft geleerd, ook toe te passen op de hoge risico’s die het managen van een crowd met zich meebrengt. Met name wat zij noemt ‘de spoken in het systeem’ zijn daarbij de moeilijker te onderscheiden risico’s. Deze worden daardoor ook eerder over hethoofd gezien.

Als voorbeelden van dergelijke spoken gaf zij aan dat iedereen zelf onderdeel uitmaakt van de crowd en daardoor geneigd is om zichzelf al snel als competent te beoordelen op dit onderwerp, waardoor er veel ongefundeerde ‘feiten’ worden aangenomen. Doordat het onderwerp crowd management volgens haar nog onvoldoende wetenschappelijk is onderzocht, ontstaan daardoor hardnekkige mythen rond het gedrag van crowds.

Emma benoemde ook de beperkte controle die je hebt als organisator over het gedrag van de crowd. Ze riep het publiek op om zich dus vooral te richten op die aspecten waar je wel de controle op hebt: breng voldoende veerkracht in je organisatie, blijf voortdurend leren en zorg voor een robuust en competent organisatiemanagement.

Voor diegenen die daarbij op weerstand van hun eigen organisatie stuiten gaf ze als laatste een quote van de Duitse kinderboekenschrijver Michael Ende mee: “Wellicht zijn alle personen die niet in spoken geloven, gewoon te bang om toe te geven dat ze bestaan.”

Plenair debat

Na een pauzemoment vervolgde het programma met een plenair debat met als centrale vraag: Staat de veiligheid van evenementen onder druk? Deelnemers aan dit debat waren burgemeester Evert Weys van Hilvarenbeek (o.a. Awakenings en Decibel Outdoor), burgemeester Jean Paul Gebben van Dronten (o.a. De Opwekking, Lowlands, en Defqon.1), de Amsterdamse politiechef Frank Paauw (landelijk portefeuillehouder Conflict- en Crisisbeheersing, evenementen en voetbal) en Niels de Geus, operationeel directeur van dance-organisator ID&T, en deze dag aangeschoven in zijn rol als voorzitter van de Evenementen Vereniging Amsterdam.

Als inleiding naar dit debat werden de congresbezoekers meegenomen in een aantal ingrijpende en beeldbepalende incidenten die hebben plaatsgevonden in 2023. Evenementen hebben daarnaast al langere tijd te maken met een afnemende inzet van politie en de voortdurende tekorten in de evenementenbeveiliging en op andere belangrijke posities. Ook de flink gestegen kosten van productie en materialen leiden tot uitdagingen om evenementen nog op een goede en ook winstgevende manier te kunnen organiseren.

Als rode draad in dit levendige debat werden vragen gesteld bij wat er (nog meer) van organisatoren mag worden verwacht om de veiligheid te waarborgen. De meeste panelleden vonden uiteindelijk niet dat de veiligheid onder druk staat, al was het wel vaak een “nee, maar..” of “nee, tenzij…”.

Overeenstemming was er in het panel en de zaal over dat er inzet moet zijn om de vervelende incidenten wel echt incidenten te laten blijven en te trachten om de gevolgen daarvan zoveel mogelijk te beperken. Wel dus op basis van de consensus dat evenementen in Nederland over het algemeen veilig verlopen.

Door de panelleden werd benadrukt dat het organiseren van veilige evenementen een gezamenlijk proces moet zijn tussen publieke en private partijen waarbij je “elkaars hand vasthoudt” om die veiligheid te realiseren. Dus niet een situatie te laten ontstaan waarbij verschillende actoren een houding hebben ‘wat je niet weet, deert je niet’, zich terugtrekken op hun eigen domein of tegenover elkaar komen te staan.

Vanuit de evenementenbranche werd daarbij ook duidelijk een punt gemaakt van de administratieve rompslomp rond de inzet van beveiligers die het proces rond de inzet van deze cruciale medewerkers hindert. Dit zeker in het licht van de ontwikkelingen in de beveiligingsbranche waarbij steeds meer kleinere partijen en zzp’ers werkzaam zijn en het dus ingewikkeld, zo niet onmogelijk is geworden voor grote festivals om bijvoorbeeld 450 beveiligers vanuit één inhuurpartij te betrekken. Verkaveling, waarbij het evenement wordt verdeeld tussen een aantal beveiligingsbedrijven, biedt soms een oplossing, maar ook het beperken van deze administratieve last kon op veel ondersteuning rekenen vanuit de zaal en leden van het panel.

De subsessies

Na het ochtenddeel en de lunch kregen bezoekers de mogelijkheid om subsessies te volgen. In drie rondes konden bezoekers zelf kiezen uit een aanbod van negen verschillende subsessies met onderwerpen als ‘Gedrag onder invloed’, ‘Kerstmarkt Haarlem, van hoofdpijndossier naar succesverhaal’ en ‘Hoe zelfredzaam is ons publiek in Noodsituaties’. Ook de presentatie van Rob Souren over het mega-evenement Defqon.1 gaf veel deelnemers aan het congres een mooie inkijk in de analyses en de oplossingen die de branche heeft toegepast om veilige evenementen te realiseren.

De subsessies kenmerkten zich door een praktijkgerichte insteek, waardoor de theoretische (wetenschappelijke) beginselen op een voor iedereen toegankelijke manier werden gepresenteerd. Erg leuk was ook de subsessie van Logistics Community Brabant, die in de Flint drie crowd monitoring-systemen hadden opgehangen en de inzichten daaruit direct live met de deelnemers konden delen.

Afsluiten.. en doorleven van een incidentsituatie

De dag leek zoals elk jaar gebruikelijk te worden afgesloten met een plenaire sessie waarbij wwrd teruggeblikt op de opbrengst van het inhoudelijke programma van het ESI-jaarcongres. Dat was echter niet het einde van het congres… als uitsmijter was dit jaar een gezamenlijke doorleefsessie gepland. De deelnemers aan het congres werden een calamiteitenmanagementteam (CMT) introkken. Dit CMT was actief doordat er een extreem weer situatie dreigde te ontstaan tijdens de voorbereiding/uitvoering van een fictief evenement.

Om deze doorleefsessie nog levendiger te maken was, naast nogal wat audiovisueel geweld, ook een expertpanel aanwezig om de zaal mee te nemen in dit steeds verder ontwikkelende incident rond extreem weer. Dit panel bestond uit senior meteoroloog van Infoplaza Alfred Snoek, calamiteitenpsycholoog Erica Kinkel en Frank Wijnveld, directeur van CrowdProfessionals.

Naast een aantal mooie inzichten vanuit dit panel, bijvoorbeeld over het gedrag van het publiek in een dergelijke situatie, maar ook de interessante uitleg over de achtergronden van de weersvoorspelling en bijbehorende weercodes geel, oranje, rood was er ook flinke ruimte om de dag een beetje luchtig (of regenachtig?) af te sluiten. Een flink deel van de zaal begon gaandeweg de doorleefsessie toch te twijfelen of die sprinklers in de zaal wel uit zouden blijven staan, gelukkig waren ESI-poncho’s voorhanden!