Interview In2Event: ‘We zijn de meest gebruikte tool in festivalland’

Een echte one-stop-shop wil In2Event niet worden, toch heeft het bedrijf flink wat lijntjes lopen binnen de Nederlandse evenementenindustrie. En dat is niet zo gek, want het voert het meest gebruikte projectmanagementsysteem in festivalland. Intussen lonkt de rest van de eventwereld. Oprichters Dylan Velthuis en Sjoerd Staal zijn klaar om een volgende stap te maken.

In2Event is in essentie een softwarebedrijf dat een veelgebruikt projectmanagementsysteem voert. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker volledig inzicht heeft in wat er gebeurt voor, tijdens en na een evenement op alle gebieden, behalve de reguliere kaartverkoop en bezoekersflow.

Het systeem is, kortom, de backoffice tool voor evenementenorganisaties. In relatief korte tijd is In2Event uitgegroeid tot een transparante speler binnen de Nederlandse markt. Het succesverhaal is inmiddels over de landsgrenzen gegaan en het buitenland lonkt. Oprichters Dylan Velthuis en Sjoerd Staal zijn klaar om een volgende stap te maken.

Hoe is In2Event begonnen?
Dylan Velthuis: “Als een initiatief van een kleine groep mensen met een gigantische affiniteit met de live-industrie. Maar dan wel op hobbymatige basis. Zo werkte ik voor een aantal festivals in het Zuiden, zoals 7th Sunday en Daydream Festival. Sjoerd deed naast developmentwerk freelanceklussen voor bedrijven als Ampco Flashlight. Waar we destijds vaak tegenaan liepen, is dat informatie over werkzaamheden en accreditatie vaak overal beschikbaar is, behalve daar waar je die nodig hebt. We hebben toen een tool ontwikkeld die deze info voor iedereeen voorhanden maakt. Dat is de basis geworden van ons projectmanagementsysteem In2Event.”

“Het grappige is dat het niet eens de bedoeling was om dit in de markt te zetten, maar meer om onze eigen werkzaamheden een stuk makkelijker te maken. Je kunt dus wel stellen dat het een beetje uit de hand is gelopen, haha! Inmiddels zijn we ruim drie jaar verder en is het programma flink uitgebreid en geëvolueerd. We richtten ons in eerste instantie uitsluitend op artiesten. Daarna zijn er belangrijke componenten bijgekomen, waaronder crew, leveranciers, productie, pers en vips. Het idee is letterlijk op de werkvloer ontstaan en de eerste gebruikers hebben ons goed geholpen om die vervolgstappen te maken.”

Sjoerd Staal: “De kick-off hebben we gegeven tijdens de eerste editie van ADE The Hangout en dat bleek een schot in de roos. Daar waren twintig promotors, van wie we een aantal direct hebben kunnen overtuigen. Het balletje is toen gaan rollen.”

Hoe is de verdeling binnen het bedrijf?
Dylan Velthuis: “Sjoerd en ik kennen elkaar sinds de brugklas. Hij is de technische man, ik doe de businesskant. Met een knipoog zeg ik weleens: ‘Hij maakt, ik verkoop.’ De allereerste versie zag er niet uit. We zijn tenslotte techneuten en geen ontwerpers. Daarom gingen we snel op zoek naar uitbreiding, die we vonden met Dennis Kramer en Wesley van de Korput. Dankzij hen heeft de tool een smoel gekregen.”

De lijst van festivals die met In2Event werkt is indrukwekkend: van The Flying Dutch en 538Koningsdag tot Concert at SEA. Hoe verklaar je dat succes?
Dylan Velthuis: “Er worden al tig jaar evenementen georganiseerd. Dat lukte ook heel goed zonder ons. Eigenlijk hebben we dus een meerwaarde gecreëerd door een probleem op te lossen dat er niet was. Maar een event organiseren gaat wel een stuk sneller, makkelijker en overzichtelijker met ons systeem. Zodra je ermee werkt, raak je een beetje verslaafd aan het gemak. Dat is een belangrijke succesfactor. Daarnaast probeer ik bijna overal waar nodig aanwezig te zijn. Dus op iedere relevante borrel of event. Onlangs vroeg de veel geboekte dj La Fuente gekscherend hoeveel er van mij waren. Hij zag me namelijk overal lopen.”

Hebben jullie last van concurrentie?
Sjoerd Staal: “Natuurlijk wel wat, maar dan vooral uit het buitenland. Hier in Nederland zijn we nog geen goed alternatief voor wat wij doen tegengekomen. Natuurlijk zijn er gastenlijstsystemen of artist advancingtools beschikbaar, maar die draaien altijd los van elkaar. Eigenlijk is onze grootste concurrent nog steeds old school Excel. Voor wij bestonden, was dat vaak het enige alternatief om losse bestandjes tussen alle betrokken partijen uit te wisselen, die uiteindelijk weer door iemand gecombineerd werden om overzicht te creëren. Dat moet je qua snelheid en foutgevoeligheid als professionele organisatie eigenlijk écht niet meer willen, met in het achterhoofd alle aangescherpte veiligheidseisen anno 2018.”

Dylan Velthuis: “In2Event doet in een jaar meer dan driehonderd Nederlandse festivals. Ik durf dus te stellen dat we in Nederland de meest gebruikte tool in festivalland zijn.”

In2Event is binnen de dancewereld een gevestigde naam. Hebben jullie de ambitie om die reputatie ook daarbuiten te vestigen?
Sjoerd Staal: “Daar zijn we al flink mee bezig. Aan het einde van 2017 deden we bijvoorbeeld de Ziggo Dome-concerten van Kensington en Guus Meeuwis, een groot paardensportevenement in Boekelo, een televisiemuziekgala in Rotterdam Ahoy en zelfs de landelijke intocht van Sinterklaas. Het bijzondere is dat we hier niet actief naar op zoek zijn geweest. Al die nieuwe klanten kwamen bij ons terecht door mond-tot-mondreclame. Dat is natuurlijk een heel groot compliment. Daarnaast laat dit goed zien dat onze klanten graag met de tool werken.”

Wat is de volgende stap?
Dylan Velthuis: “De meest voor de hand liggende is een verdere uitbreiding van onze internationale plannen. In ons tweede jaar kregen we aan het begin van de zomer uit vier verschillende werelddelen aanvragen. Die hebben we af moeten slaan. Het team was simpelweg te klein en we hadden onze handen al vol aan de reguliere evenementenwerktijden in Nederland: van zeven uur ’s ochtends tot twaalf uur ’s nachts of zelfs nog later. Als je dan ook nog eens support in andere tijdzones moet geven, draai je door. Uiteindelijk kost dat je de kop. De focus bleef dus op Nederland. Inmiddels zijn we de afgelopen jaren samen met internationale spelers zoals ALDA Events en ticketprovider Paylogic flink actief geweest in diverse landen. Mede door het nieuwe New Horizons Festival in Duitsland kregen we daar aan de lopende band aanvragen. Om dat in goede banen te leiden, hebben we nu een accountmanager Duitsland en zo willen we langzaam doorgroeien.”

Om de internationale ambities te realiseren, zou het logisch zijn om een investeerder te zoeken.
Sjoerd Staal: “Vanaf het begin hebben we er bewust voor gekozen om nooit een investeerder binnen te halen. Wij zijn en blijven kapitein op dit schip. Daarnaast vinden we het nog veel te leuk. Als er ooit een goede partij langskomt met een zak geld, dan zal de beslissing afhangen van het moment en de voorwaarden. Overigens wil ik wel onderstrepen dat er in Nederland nog genoeg kansen liggen. Ik noem bijvoorbeeld de venues, want ook daar worden accreditatie en veiligheid steeds belangrijker.”

Dylan Velthuis: “Daarnaast zou ik het te gek vinden om de leveranciers verder bij ons product te betrekken. Zo valt te denken aan de optie om personeelsplanningen direct via ons systeem te regelen. Dan wordt het grote plaatje nog duidelijker en verklein je de mogelijkheid op fouten. In2Event gaat overigens geen one-stop-shop worden, maar blijft wel constant in beweging en ontwikkeling. Zo kunnen we sinds vorig jaar on-demand zelf fotopassen of bandjes – op naam, met volgnummer, barcode, etceterca – bij de uitgiftebalie afdrukken na het scannen van het ticket. Dat is natuurlijk niet hetzelfde, in bepaalde toepassingen is het wel een goedkoper alternatief voor RFID-bandjes.”

Welke rol spelen jullie qua veiligheid?
Sjoerd Staal: “Door onze tool te gebruiken, weet een organisator wie er wanneer op het terrein loopt en waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. We zien daarnaast een toename in het aantal pre-checks van medewerkers, bijvoorbeeld bij de aanwezigheid van belangrijke personen. Ons systeem verzorgt nu al die informatie, of die nu gebruikt wordt of niet. Daarnaast hebben we sinds kort ook een koppeling met de veel gebruikte app ‘Safesight’, die alle betrokkenen vertelt wat ze moeten doen in het geval van een calamiteit.”

Dus toch een soort van one-stop-shop?
Dylan Velthuis: “Jij zegt het. We hebben binnen ons werkterrein bestaande elementen met ons systeem gecombineerd. Je moet daarbij weten waar je wel en niet goed in bent en vooral niet zelf het wiel uit proberen te vinden, maar juist aansluiting zoeken bij de beste partners. Elementen die goed bij elkaar passen en propositie en gebruik nog interessanter en makkelijker maken. Het is niet zo dat we in de toekomst ook tickets willen verkopen of in cashless payments gaan duiken, want daar zijn onze partners veel beter in.”