In2Event : één systeem voor de volledige organisatie van een evenement

In2Event is een projectmanagementsysteem dat volledig inzicht geeft in wat er gebeurt voor, tijdens en na een evenement. Dylan Velthuis, medeoprichter van In2Event: “We zijn ervan overtuigd dat de organisatie van een evenement efficiënter en sneller kan.”

“We hebben gemerkt dat het daadwerkelijk managen van een evenement, met een gestroomlijnde backoffice, met een helder en actueel inzicht van de mensen die op het terrein aan het werk zijn, vaak iets is dat door veel festivals en evenementen pas op het eind van het traject urgent wordt. Na het boeken van de artiesten, het zorgen dat de podia er staan, de ticketverkoop en noem alle andere zaken maar op die bij het organiseren komen kijken.”

Dylan Velthuis weet waar hij over praat. Hij heeft al meer dan tien jaar ervaring op evenementengebied. Enerzijds als organisator van een groot lokaal evenement in Gorinchem, anderzijds als troubleshooter op diverse grote (dance)festivals. “Ik merkte dat veel van de evenementen juist op het daadwerkelijke managementvlak van het evenement nog heel wat te winnen hadden. Regelmatig zag ik dat het overzicht ontbrak, dat sommige partijen van elkaar niet wisten waaraan de ander exact werkt op het terrein, ik constateerde dat er jaarlijks veel materiaal verdwijnt. Er is met een goede organisatie echt heel veel te winnen. Organisatoren die ik tijdens ons marktonderzoek sprak, stelden ‘dat is volgend jaar iets waar we beter op moeten letten’, maar de volgende editie kwamen dan weer de acts, de podia, de tickets et cetera eerst en was er op het eind te weinig tijd om juist het projectmanagement helder op orde te krijgen.”

Allesomvattend
Die ervaring legde de basis voor Velthuis om samen met een met een team van ondernemers begin 2014 te starten met de ontwikkeling van een helder, makkelijk te gebruiken en alomvattend projectmanagementsysteem. Onder de naam In2Event is een projectmanagementsysteem voor de eventbranche ontwikkeld dat programmering, marketing, budgettering, accreditaties, artist handling en allerhande andere backstagegerelateerde werkzaamheden automatiseert en digitaliseert. “In2Event brengt realtime alle gebeurtenissen rond de organisatie van een evenementen in kaart. Het stelt de gebruikers in staat om op elk gewenst moment en op elke plek – via desktop, tablet of mobiel – de situatie te controleren en een actuele stand van zaken te zien. Met natuurlijk de mogelijkheid tot het aanpassen en het bewerken van gegevens.”

Gestroomlijnde organisatie
Afgelopen festivalseizoen heeft een aantal evenementen, waaronder Festyland en het Belgische Daydream Festival, In2Event getest en de reacties zijn volgens Velthuis unaniem enthousiast. “Zo enthousiast, dat we het inmiddels drukker hebben dan ooit en zich steeds meer geïnteresseerde evenementhouders melden om te zien wat ons systeem voor hen kan betekenen. We waren er in de ontwikkelingsfase van overtuigd dat de volledige organisatie van een evenement efficiënter en sneller kan. En dat vinden we nog steeds. Het systeem is dan ook vanuit de praktijk ontwikkeld en specifiek toegeschreven naar de festivalwereld zoals ons team deze de afgelopen jaren heeft leren kennen. Omdat het systeem meerdere paden binnen de organisatie stroomlijnt, zorgt het voor een beter lopend en uiteindelijk meer winstgevend evenement.”

Ruggengraat
Bij goed gebruik, is In2Event de ruggengraat waarop een evenement operatief kan draaien. “Het volledige festival kan tot in detail in kaart worden gebracht. Op podiumniveau kan inzichtelijk gemaakt worden welke acts daar geprogrammeerd staan, hoe veel man zij meenemen het terrein op en welke soorten toegang deze personen hebben. Riders kunnen worden ingevoerd, andersom kunnen bijvoorbeeld de podium- en evenementspecificaties vanuit het systeem met de diverse acts en/of hun managements gedeeld worden. Doordat niet steeds het wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden, kan daar heel veel efficiëntie worden geboekt”, aldus Velthuis. “Dat zorgt voor rust, want het maakt dat alle communicatie en administratie via hetzelfde centrale punt loopt en alle benodigde informatie ook daar is op te halen. Voor een organisatie is dat een enorm pluspunt, omdat zij op deze manier ook tijdens het evenement op elk moment direct de volledige beschikking over al die informatie hebben.”

Verantwoordelijkheid
Het web-based projectmanagementsysteem is bij uitstek geschikt om het volledige overzicht te behouden, maar kan op persoonsniveau inzoomen. Zo kunnen niet alleen bepaalde toegangsrechten aan de mensen op het terrein kunnen worden toegekend, maar ook de verantwoordelijkheid voor bepaalde spullen. Dylan Velthuis: “Een veel voorkomend probleem op evenementen is nog steeds dat er na afloop spullen verdwenen zijn. Van portofoons tot laptops, maar ook complete heftrucks. In2Event maakt inzichtelijk wie er op het terrein werkzaam zijn. Van de optredende artiesten en hun aanhang, tot de toeleveranciers en cateraars. Wat ook mogelijk is, is dat die personen niet alleen bepaalde toegangsrechten krijgen, maar ook de verantwoordelijkheid voor bepaalde spullen. Als iemand het terrein verlaat, kan men direct zien of er spullen ontbreken waarvoor die persoon verantwoordelijk is.”

Volledig inzicht
Het zijn slechts enkele van de mogelijkheden die In2Event biedt. Het doel van het team was om in relatieve stilte te werken aan een projectmanagementsysteem dat in één klap het gros van de organisatorische rompslomp ondervangt.  Velthuis: “We presenteren in één keer een systeem dat niet alleen een bewezen meerwaarde heeft, maar ook gewoon heel goed werkt en we reeds uitgebreid in de praktijk hebben kunnen testen. We zijn er zeer trots op dat we dat hebben kunnen realiseren. De festivals en evenementen die er al mee hebben gewerkt zijn zeer tevreden en de komende tijd willen wij met zo veel mogelijk partijen om tafel om hen zelf de kracht van deze tool te kunnen laten ervaren. Zo is bijvoorbeeld de evaluatiemogelijkheid ook een erg belangrijke feature. Alle relevante data kunnen eenvoudig opgevraagd waardoor je heel helder ziet wat er goed liep en waar een en ander wat minder gestroomlijnd was. Het doel van In2Event is om met één systeem volledig inzicht te geven in wat er gebeurt tijdens een festival. Een dergelijk alomvattende tool was er nog niet en we zijn er van overtuigd dat deze enorm gaat bijdragen aan de verdere professionalisering van de evenementenbranche.”