EventSummit: “Dé netwerkborrel van de branche”

De volledige evenementenbranche is op 22 januari weer te vinden op de grootste evenementenvakbeurs van het jaar: EventSummit in de Utrechtse Jaarbeurs. Oprichter Arjen Lemstra kijkt vooruit naar de aankomende editie en licht enkele onderdelen toe.

Hoe verloopt de productie?

“Heel goed. Alles staat al. Alle ­sprekers zijn bekend en we wachten nog op iets leuks voor de netwerkborrel; een surprise-act. Voor de rest staat alles klaar. We verwachten dat er nog een stuk of zestig stands verkocht gaan worden en dan is het weer vol. Het vindt in dezelfde twee hallen als vorig jaar plaats, hal 3 en 4. Op dit moment zijn er geen andere producties in Jaarbeurs en dat scheelt ook in de logistiek.”

Zijn er dingen veranderd vergeleken met vorig jaar?

“De entreehal wordt een stuk groter, ­zodat mensen een hele andere indruk krijgen wanneer ze de vloer oplopen. We hebben een gedeelte van hal 2 ingericht voor de netwerkborrel, dus iedereen die vanuit hal 3 en 4 naar buiten komt, komt elkaar daar dan sowieso tegen. In dit gedeelte is een grote bar met een podium en een band. Daarnaast hebben we wat ­wijzigingen in ‘straten’ en thema’s. Sommige partijen hebben dit jaar meer stands erbij. Nieuwkomers als Drenthe en Flevoland, Amsterdam met maar liefst 36 partijen, Leiden is terug van weggeweest met een hele straat en DVA heeft een plein met maar liefst 23 leden. Totaal zitten we rond de 480 tot 500 stands. Uiteindelijk blijft het doel om zesduizend professionals zo efficiënt mogelijk met elkaar in contact te brengen.”

Aan welke thema’s moeten we denken?

“Het thema is vooral dat het een grote nieuwjaarsreceptie wordt. Elk jaar hebben we dat wel, maar deze keer hebben we het ‘de grootste nieuwjaarsborrel van de branche’  genoemd, omdat 22 januari in de week valt dat heel veel partijen nieuwjaarsborrels hebben. Mensen ontmoeten elkaar op een hele gezellige en formele manier en dat is denk ik de kracht van het hele event; dat het gewoon een feestje is. Door de ­grote diversiteit aan standhouders, acts, cateringconcepten en gave inrichting voelt het meer als een festival.”

Hoe brengen jullie die gezellige sfeer naar EventSummit?

“We noemen EventSummit ‘het grootste eendaagse platform voor de branche’, want het is meer een event met festival­invloeden dan een beurs. In de straten tussen de stands loopt iedereen gezellig door elkaar heen. We hebben er jaren over gedaan om te kijken wat de ideale breedte voor een straat is, zodat mensen lekker informeel met elkaar contact kunnen hebben. Gevoelsdrukte, noemen we dat. Het blijkt dat de huidige inrichting, met een straat van acht meter breed en een stand van drie meter diep, ideaal is.”

Kunnen bezoekers voorafgaand aan EventSummit afspraken met elkaar maken?

“Ja, dat kan met de app die we hebben van Let’s Get Digital. Daar kunnen professionals van tevoren al afspraken maken en met ­elkaar in contact komen. Die app fungeert ook als entreebewijs. Bezoekers en exploitanten onderling kunnen elkaars badges scannen en dan krijg je de dag erna een Excel-sheet in je mail met iedereen die je gesproken hebt. Erg handig. Vorig jaar zijn er op die manier zo’n 22.000 connecties gelegd. Dat leidt dan weer tot meetbare resultaten. Die app is waardevol voor onze exposanten en bezoekers.”

Wat kunnen gebruikers nog meer doen met de Let’s Get Digital app?

“De app blijft in ontwikkeling, want het wordt steeds meer een community-app. Het systeem van Let’s Get Digital wordt uitgebreid met beurssoftware, zodat de ­registratie en de facturering allemaal via één systeem verloopt. Dat is heel krachtig. Het idee van Let’s Get Digital als community is dat de app het hele jaar door gebruikt kan worden, ook voor andere netwerk­bijeenkomsten of onze andere events. Met dat soort engagement proberen we het hele jaar top-of-mind te blijven.”

De programmering is zo goed als rond, wat kun je daarover vertellen?

“We hebben twee ruimtes voor sprekers dit jaar. De line-up wordt verzorgd door twee partijen waar we al heel lang prettig mee samenwerken, DeSpreker.nl en Sprekershuys. Er staan zestien sprekers al definitief op de lijst en daar komen er nog een paar bij. Zo komt tv-boswachter Arjan Postma spreken, maar ook acteur Harry Piekema, vocalcoach Babette Labeij van The Voice Of Holland en econoom Jona van Loenen, bekend van zijn eigen blik op de economie bij Vandaag Inside. Allemaal bekende namen waarnaar het interessant is om te luisteren. Alleen voor het sprekersprogramma zou ikzelf al naar EventSummit gaan.”

Vorig jaar was mindfulness één van de thema’s. Is dat dit jaar weer zo?

“Zeker, we hebben de komende editie bij de entree weer een dome neergezet, ­gericht op mindfulness. Verleden jaar was dat nog een soort gimmick, maar een die zo goed bezocht werd dat we er nu meer ruimte voor hebben vrijgemaakt. Wanneer je een beetje overprikkeld bent en rust ­nodig hebt, kun je hier even chillen. We merken dat er op congressen steeds meer aandacht komt voor thema’s als well-being en work-life-balance. Het slaat enorm aan. Aan de andere kant hebben we de hectiek van de feestcaravans, de mega voetbaltafels, simulatoren en Formule 1-auto’s, dus ook een hoop gekkigheid. Dat maakt zo’n dag altijd heel leuk.”

Waar kijk je het meeste naar uit?

“Het einde van de dag. Als organisator ben je de hele dag door druk bezig, dus krijg je er zelf niet heel veel van mee. Het is best ­hectisch en ik ben heel blij als ik aan het einde van de dag gezellig een biertje kan drinken en kan kletsen met iedereen. Er begeven zich dan zo’n 1.500 man naar de feestruimte, waar de topband At Your Service komt optreden. Ook ‘the day ­after’ is altijd een mooi moment met het team, als we op LinkedIn en alle andere socials de ­positieve berichten lezen en dan een lekker patatje bestellen. Ik zou vooral tegen bezoekers willen zeggen om al vroeg op de dag te komen, zodat je niks mist. En blijf tot en met de borrel, want daar worden uiteindelijk de meeste contacten gelegd.”

Dit is de achttiende editie van Event­Summit. Hoe hou je het voor jezelf leuk?

“We maken het voor onszelf ieder jaar leuk. Het is altijd anders. Andere ­sprekers, ­andere pleinen. Het liefst zou ik weer een keer in een andere hal staan met EventSummit. Voor mij zou het een ­uitdaging zijn om de hele plattegrond op de schop te gooien en het weer helemaal opnieuw te doen. Ook los daarvan blijft het ieder jaar een uitdaging, dus dat houdt het voor ons team spannend. De app wordt ook doorontwikkeld. Dat houdt ons scherp. Ik kan het nog jaren doen.”