In2event: 'Elk event vraagt om eigen aanpak in software'

In2event, leverancier van geïntegreerde eventmanagementsoftware, positioneert zich nadrukkelijk als partner voor professionele organisatoren. CEO en medeoprichter Sjoerd Staal en de nieuwe Customer Success Manager Robin Schoemaker onderstrepen het belang van een platform dat aansluit op de behoeften van een snel veranderende markt.

Begin dit jaar hebben we een paar nieuwe collega’s mogen verwelkomen, onder wie Robin Schoemaker. Zij is onze nieuwe Customer Success Manager,” vertelt Sjoerd Staal. “Haar komst versterkt niet alleen ons team, maar ook de manier waarop we samenwerken met onze klanten – of liever gezegd: onze partners. Robin zorgt voor een open en heldere communicatie, waardoor we nog beter inspelen op wensen en ideeën uit het veld. Dat vormt een sterke basis voor de gezamenlijke ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten.”

Robin Schoemaker brengt tien jaar ervaring uit de muziek- en evenementenindustrie mee naar haar nieuwe rol en is het aanspreekpunt voor nieuwe en bestaande klanten. “Bij iedere onboarding starten we met een uitgebreide uitleg, toegespitst op het type event en de wensen van de organisatie. Sommige klanten werken heel intuïtief, anderen willen diep in de data duiken. We zorgen dat iedereen op zijn eigen manier comfortabel met het systeem aan de slag kan.”

Bij iedere onboarding starten we met een uitgebreide uitleg

Volgens Schoemaker is die persoonlijke benadering essentieel: “Wat we merken, is dat organisatoren vaak nét een andere aanpak nodig hebben – ook al werken ze met dezelfde software. Iedereen gebruikt het platform op zijn eigen manier, en dat maakt ons werk juist interessant. Zo gebruikt fitnessrace HYROX het systeem weer totaal anders dan Into The Great Wide Open. We denken actief met iedere klant mee, om tot de best passende inrichting te komen.”

Vier oplossingen, één platform

In2event biedt vier geïntegreerde oplossingen binnen één platform: Production & Suppliers, Artists Advancing, Guest & Hospitality en Staff & Scheduling. Samen vormen ze de kern van wat In2event zelf ‘Backstage Brilliance’ noemt: een totaaloplossing waarmee evenementenorganisaties volledig grip krijgen op de complexe operatie achter de schermen.

In2event heeft het platform het afgelopen jaar uitgebreid met functionaliteiten rondom logistiek, transport en personeelsplanning. Een van de innovaties is gericht op duurzame mobiliteit, in samenwerking met onder andere DGTL en Go Zero. “We brengen alle vervoersbewegingen in kaart – van crew en leveranciers tot artiesten – inclusief type voertuig, brandstof en afstand,” legt Staal uit. “Daarmee kunnen onze partners hun CO₂-uitstoot berekenen en onderbouwen bij vergunningaanvragen.”

Een andere ontwikkeling is kentekenherkenning in samenwerking met CNTRL tijdens Paaspop, waarmee verkeersstromen werden geoptimaliseerd via dynamische LED-routing. “Dat is niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook goed voor de omgeving en omwonenden.”

Daarnaast ontwikkelde het team een nieuwe module voor staff & scheduling, met functionaliteiten voor beschikbaarheidsregistratie, teamindeling, urenregistratie en verloning. Deze wordt onder meer succesvol ingezet door Pukkelpop.

Groei en ambities

Hoewel de roots van In2Event in de festivalwereld liggen, richt het bedrijf zich inmiddels op veel meer dan alleen muziekfestivals. Staal: “We bedienen steeds vaker sportevenementen en zakelijke bijeenkomsten. Overal waar mensen en logistiek samenkomen, kunnen wij waarde toevoegen. Volgende maand ondersteunen we bijvoorbeeld een groot technisch event voor bouwers en landbouwmachines: de Technische Kontakt Dagen (TKD). Ook daar verzorgen we de volledige productie via In2event.”

We bedienen steeds vaker sportevenementen en zakelijke bijeenkomsten

Toch werkt lang niet iedereen al digitaal. “Onze grootste concurrent blijft Excel,” zegt Staal lachend. “Zeker internationaal. In Zuid-Europa zien we vaak dat festivals met meer dan 50.000 bezoekers nog altijd volledig draaien op spreadsheets. Maar de verschuiving is gaande, en we begeleiden klanten stap voor stap in die transitie.”

De komende jaren wil In2event verder groeien, vooral internationaal. “In Nederland zijn we ver, maar in markten als België, Spanje en de VS zijn er volop mogelijkheden.”