TSC Crowd Management: “Alle hens aan dek voor SAIL 2025”

Afgelopen zomer vond SAIL Amsterdam weer plaats. De vorige editie van het vijfjaarlijkse evenement viel door corona in het water. TSC Crowd Management, dat meehielp om alles in goede banen te leiden, kijkt terug op een succesvol event. “Dit was heel erg mooi om aan mee te werken.”

We kennen TSC Crowd Management allemaal van de beveiligers in de kenmerkende groene shirtjes op de vele evenementen die ons land rijk is, met name bij concerten en popfestivals. Hun beveiligers zijn ook op andere grootschalige openbare evenementen aan het werk, maar SAIL Amsterdam is zelfs voor de meest doorgewinterde crowdmanagementspecialist een waanzinnige uitdaging. Clemens de Kriek was als projectleider van TSC mede verantwoordelijk voor het crowdmanagement van SAIL. Hoewel het bedrijf al bij eerdere edities van SAIL betrokken was, was dit voor De Kriek zijn eerste keer in deze specifieke functie. “Ik wist al wat het evenement inhield, want tien jaar geleden liep ik er als bezoeker rond,” vertelt hij enthousiast. “In mijn vrije tijd doe ik veel met zeilen, dus ik was sowieso geïnteresseerd in het evenement. Daarom vond ik het hartstikke leuk dat die twee werelden nu bij elkaar kwamen. Het voordeel van mijn werk is dat ik tijdens zo’n evenement op plekken kom waar ik een heel goed uitzicht heb. Zeker bij SAIL was dat voor mij persoonlijk echt genieten.”

Druk en spanning

Crowdmanagement tijdens muziekevenementen is de specialiteit van TSC, maar in tegenstelling tot afgesloten festivalterreinen vindt SAIL Amsterdam in de openbare ruimte plaats, notabene in het hart van de drukste stad van ons land, wat uiteraard een andere aanpak vereist. “Dat betekent dat de samenwerking met de politie, die de openbare orde handhaaft, natuurlijk ontzettend goed moet zijn,” stelt De Kriek. “En dat was het ook. Dat was voor veel van onze werknemers nieuw, omdat zij er tien jaar geleden nog niet bij waren. Dat maakt het een stuk uitdagender.” Evenementen op de schaal van SAIL zijn er in Nederland nauwelijks, dus daar ligt een grote verantwoordelijkheid. “Je voelt meer druk en spanning,” erkent De Kriek. “Ook omdat je weet dat iedereen meekijkt. Ikzelf vind dat juist heel leuk. In onze branche horen die druk en adrenaline er gewoon bij. Daardoor ga je extra hard je best doen. Ik zou liegen als ik niet iets meer gezonde spanning heb gevoeld dan normaal tijdens een evenement.”

In onze branche horen die druk en adrenaline er gewoon bij

Logistieke operatie

Een van de grootste uitdagingen voor TSC op SAIL was de logistiek, legt De Kriek uit. “Het aansturen van ongeveer driehonderd medewerkers per dag over een uitgestrekt gebied is een enorme operatie. Hoe gaan we zorgen dat het rond komt? Het vervoer van personeel met busjes en fietsen door publieke gebieden vereist nauwkeurige planning en speciale vergunningen. Dat is in samenspraak met de organisatie gegaan, die ons daarin goed faciliteerde. Anders dan op festivals waar er één opkomstlocatie is, zijn er op SAIL meerdere opkomstlocaties nodig. Daarnaast heb je nog een backoffice nodig. We hebben daar heel goed over meegedacht en dan kom je met z’n allen uiteindelijk tot de conclusie dat het op deze manier het beste werkt. De operatie wordt verder volledig aangestuurd vanuit het ECC, het Event Control Centre. Onze centralist zit dichtbij de politie en de organisatie, want je wilt korte lijnen hebben. De interne communicatie is uiteraard ook anders geregeld dan op een regulier festivalterrein. Gebruik van portofoons met landelijke dekking is cruciaal voor zo’n uitgestrekt terrein.”

Publieksstromen

Naar schatting trok SAIL 2025 ruim tweeënhalf miljoen bezoekers, waarmee dit het grootste vrij toegankelijke evenement van Nederland is. Een behoorlijke kluif dus voor TSC om ervoor te zorgen dat het nergens te druk wordt. “Wat ik het leukst vind en waar wij als bedrijf zeer goed in zijn, is om die stromen te managen. De organisatie van SAIL heeft daar zeer ervaren crowd safety managers op zitten. Als het ergens heel druk wordt, omdat een bepaalde boot populair is, leggen zij contact met ons, met mij in dat geval, en dan gaan wij dat uitzetten. Als we zien dat het ergens vastloopt, dan sturen we mobiele teams die kant op om mensen fysiek om te leiden. Je ziet dan meteen een verschil. Omdat er al zo’n vrolijke sfeer op het evenement heerst, merk je ook dat bezoekers goed luisteren en die instructies van onze medewerkers direct opvolgen. Dan wordt het op zo’n plek snel een stuk rustiger. Dat maakt het werk natuurlijk heel dynamisch. We maken daar video’s van voor onze interne trainingen, zodat onze beveiligers zien wat voor effect het heeft.”

Als we zien dat het ergens vastloopt, dan sturen we mobiele teams die kant op om mensen fysiek om te leiden

Leerzame ervaring

De Kriek heeft de synergie tussen beveiliging, handhaving, politie en de organisatie op SAIL als zeer goed ervaren en noemt die cruciaal voor het verloop van deze editie. Ondanks de hoge aantallen medewerkers die er nodig waren voor dit specifieke stuk crowdmanagement merkte TSC dat SAIL erg in trek was bij de medewerkers. “Het unieke karakter van SAIL zorgde voor een hoge motivatie en bereidheid van het personeel om mee te werken. Iedereen wilde dat wel eens meemaken, zeker omdat het alweer zo lang geleden is dat het de laatste keer plaatsvond.” Hij denkt dat hij met zijn team tegelijk ervaringen heeft opgedaan die mogelijk op andere, minder grootschalige evenementen van toepassing kunnen zijn. “Vooral op logistiek vlak hebben we hier heel veel van kunnen leren, waardoor we verschillende processen op evenementen die we nu standaard doen, kunnen versnellen en praktischer kunnen maken. Dat zit ‘m vooral in backofficesystemen en in de digitale communicatie met onze medewerkers in het veld.”