Die visie komt terug bij zowel openbare evenementen als bij vaste locaties zoals de Brabanthallen en het Olympisch Stadion. In beide gevallen draait het steeds minder om het leveren van mensen en steeds meer om het verkrijgen van grip op de buitenruimte.

Openbare evenementen

Vooral bij openbare evenementen wordt die complexiteit zichtbaar. Anders dan bij afgesloten festivals is er geen duidelijke grens, terwijl de impact op de omgeving groot is. “Je probeert een binnenstad tijdelijk anders te laten functioneren,” legt Hommes uit. “Maar tegelijkertijd moet die bereikbaar blijven voor bewoners, leveranciers en hulpdiensten. Je claimt de straat met het evenement, maar de stad blijft bestaan.”

Je claimt de straat met het evenement, maar de stad blijft bestaan

Dat spanningsveld maakt voorbereiding cruciaal. Bezoekers ervaren de stad niet als infrastructuur, maar die functie blijft wel bestaan. Dat betekent dat verkeersmanagement zich niet alleen richt op publieksstromen, maar ook op logistiek, noodroutes en bereikbaarheid. “Het gaat niet alleen om mensen verplaatsen. Het gaat om het balanceren van functies in een gebied dat tijdelijk verandert.”

Daarnaast worden de eisen vanuit gemeenten strenger. “Steeds vaker zijn fysieke maatregelen verplicht: betonblokken, afsluitingen en duidelijke routing. De veiligheidsbeleving en het waarmaken daarvan verschilt wezenlijk bij publieke evenementen ten opzichte van festivals, waar je het publiek eenvoudiger binnen een afgebakend terrein organiseert.”

Data als leidraad

Om die complexiteit beheersbaar te maken, zet ProBro zwaar in op data. Tijdens evenementen wordt continu gemeten: instroom, verkeersdrukte, logistieke bewegingen. “Je ziet patronen ontstaan,” zegt Hommes. “En die patronen gebruik je om volgende edities beter te maken.” Hij noemt carnaval in Den Bosch als voorbeeld. “De piek lag vroeger in de avond. Nu zit die al rond het middaguur. Als je dat niet weet, zit je er compleet naast met je inzet.”

Voor Dominic van Gerwen van de Brabanthallen is juist dat inzicht van grote waarde: “Zo’n 80% van onze evenementen wordt vaker georganiseerd. Dan wil je niet opnieuw beginnen. Dan wil je weten: wanneer komen bezoekers, hoe bewegen ze, waar ontstaan knelpunten?” Volgens hem maakt data het mogelijk om gerichter te sturen. “Je kunt beter anticiperen en waar nodig op- of afschalen. Dat maakt evenementen simpelweg voorspelbaarder.”

Je kunt beter anticiperen en waar nodig op- of afschalen

Vaste locaties

Bij vaste locaties verschuift de aanpak van projectmatig naar structureel. In plaats van elke keer opnieuw te beginnen, worden mobiliteitsplannen ontwikkeld die per evenementtype kunnen worden toegepast. In de Brabanthallen wordt gewerkt met scenario’s die zijn gebaseerd op eerdere edities. Van Gerwen: “Je bouwt een database op. Je weet hoe een beurs zich gedraagt en hoe een concert zich gedraagt. Dat helpt enorm in de voorbereiding.”

Die aanpak betekent ook dat mobiliteit verder gaat dan het eigen terrein. “Je kijkt ook naar de omgeving. Hoe kun je verkeer spreiden? Waar kun je druk wegnemen?” Volgens Van Gerwen zit de kracht in de samenwerking. “Wat voor ons goed werkt, is dat we met een vast coördinatieteam en vaste contactpersonen werken. Daardoor kun je echt de diepte in, zowel in voorbereiding als in evaluatie.”

Olympisch Stadion

Ook bij het Olympisch Stadion speelt structurele samenwerking een belangrijke rol. Door de ligging midden in de stad en de historische infrastructuur is mobiliteit hier complex. Volgens Gregor Hogetoorn, Locatiemanager bij het Olympisch Stadion, is daarom enkele jaren geleden samen met ProBro een vast mobiliteitsplan ontwikkeld.

Het voordeel is dat ProBro precies weet wat er moet gebeuren

“Dat plan voeren we inmiddels al meerdere jaren uit,” zegt hij. “Het voordeel is dat ProBro precies weet wat er moet gebeuren. Dat zorgt voor consistentie en rust.” Maar die basis betekent niet dat alles vastligt. “De omgeving verandert continu. Denk aan werkzaamheden rond Station Zuid. Dat heeft direct impact. Je kunt het plan niet één-op-één kopiëren. Je moet het elk jaar finetunen. Maar de basis staat, en die werkt.”

Centrale regie

Naast voorbereiding wordt ook de uitvoering steeds dynamischer. Zeker bij openbare evenementen, waar geen ticketdata beschikbaar is, blijft een deel van de instroom onvoorspelbaar. “Je weet niet wie er komt en wanneer,” zegt Hommes. “Dat betekent dat je tijdens het evenement moet kunnen schakelen.”

Daarom werkt ProBro met centrale regie, ondersteund door live camerabeelden en data uit het veld. “Je brengt informatie samen en maakt die inzichtelijk. Daardoor kun je sneller reageren als iets verandert.” Volgens Hommes is dat essentieel in complexe binnenstedelijke situaties. “Een kleine wijziging op één plek kan effect hebben op een heel gebied. Dan moet je overzicht hebben.”

Vaste teams

Hoewel data en technologie belangrijk zijn, blijft de menselijke factor doorslaggevend. ProBro werkt bewust met vaste teams en aanspreekpunten per locatie. “Je kunt alles voorbereiden,” zegt Hommes, “maar als de uitvoering niet klopt, heb je er niets aan.”

Volgens Hogetoorn maakt die continuïteit een duidelijk verschil: “Het is prettig om met dezelfde mensen te werken. Zij kennen de locatie en weten wat er speelt.” Hij krijgt het dat ook terug te horen van zijn bezoekers. “Verkeersregelaars kunnen goed vragen beantwoorden. Ze begrijpen de situatie, in plaats van alleen instructies te volgen. Die locatiekennis is echt winst.”

Die locatiekennis is echt winst

Ook Van Gerwen benadrukt dat aspect: “Je begint vaak met een sterk team, maar bij veel partijen verwatert dat. Door drukte worden mensen vervangen en dat merk je direct. Met een vaste partner zoals ProBro en vaste teams houd je kwaliteit vast.”

Complexer

De rode draad in alle gesprekken is duidelijk: mobiliteit verschuift van uitvoerende taak naar strategisch onderdeel van evenementorganisatie. Volgens Hommes is die ontwikkeling onvermijdelijk. De toenemende complexiteit van evenementen, strengere eisen vanuit vergunningverlening en de groeiende druk vanuit de omgeving maken dat mobiliteit een integraal onderdeel wordt van de totale evenementorganisatie. “Alles wordt complexer in de hele wereld en dat geldt ook voor mobiliteit.”

Alles wordt complexer in de hele wereld en dat geldt ook voor mobiliteit

Daarin zit juist het verschil tussen een projectbureau zoals ProBro en een traditionele uitvoerende partij. Waar een uitzendbureau vooral verkeersregelaars levert en een ‘bordenboer’ zich richt op het plaatsen van bebording, vraagt de huidige praktijk om een integrale aanpak waarbij mobiliteit vanaf de start onderdeel is van de totale evenementstrategie. Het gaat niet alleen om uitvoering op de dag zelf, maar om voorbereiding, afstemming met stakeholders, scenario-denken en het continu kunnen bijsturen op basis van omstandigheden en bezoekersstromen.

Voor locaties en organisatoren betekent dat een andere manier van werken. Mobiliteit moet vroeg in het proces worden meegenomen en vraagt om structurele samenwerking. Van Gerwen verwoordt het concreet: “Onze toekomstige evenementen zijn voorspelbaarder geworden op het gebied van mobiliteit en stelt ons in staat om beter te anticiperen en waar nodig op- of af te schalen.”

Buitenruimte belangrijker

Volgens Hommes is de conclusie helder: de buitenruimte wordt een steeds belangrijker onderdeel van het totaalplaatje. “Het succes van een evenement wordt niet alleen binnen bepaald, bereikbaarheid, doorstroming en veiligheid buiten spelen een steeds grotere rol.”

En juist daar zit volgens hem de meerwaarde van een datagedreven, structurele aanpak met vaste teams. “Voorspelbaarheid creëert rust,” besluit hij. “En die rust is uiteindelijk waar iedereen bij gebaat is, van gemeente tot organisator en van locatie tot bezoeker.”