Efficiëntie en schaalbaarheid dankzij samenwerking

Of het nu gaat om een stadionconcert met vuurwerk en visuals, een intiem bedrijfsfeest of een meerdaags festival in een weiland: zonder goed doordachte productie gebeurt er… niets. De live-entertainmentsector draait op creativiteit, maar leunt minstens zo zwaar op planning, logistiek en techniek achter de schermen. Zeker nu de markt zich snel ontwikkelt – met strengere regelgeving, hogere duurzaamheidseisen en steeds complexere producties – is de rol van gespecialiseerde partners belangrijker dan ooit.

In de nasleep van roerige jaren voor de live-industrie is het besef gegroeid dat een solide productiepartner niet alleen meedenkt, maar ook meebeweegt. Grotere schaal, hogere verwachtingen en complexere regelgeving vragen om slimme samenwerkingen en een steeds professionelere aanpak. Een goed voorbeeld is VML Event Facilities, ontstaan uit een fusie van vier gevestigde partijen. Wat begon als een samenwerking tussen gelijkgestemden is inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf dat complete producties voor zijn rekening neemt. “Door onze krachten te bundelen, hebben we onszelf beter kunnen ontwikkelen,” zegt Robbin Vosmer, medeoprichter van VML Event Facilities. “We leveren niets in op kwaliteit en dat betekent dat we wat betreft artiesten en techniek in de landelijke top meedraaien.”

Ook Next Productions – voortgekomen uit de krachtenbundeling van Productietijgers en Deworrying – ervaart de meerwaarde van schaalvergroting. “De gedachte bij ons is altijd hoe we een evenement nóg beter kunnen maken,” vertelt Floriaan Mense, producer bij Next Productions. “We geven actief handen en voeten aan de dromen van de partijen waarmee we werken.”

Bij Unlimited Productions, dat dit jaar twintig jaar bestaat, is die aanpak al langer de norm. Vanuit een breed team van dertig specialisten biedt het bedrijf ondersteuning op alle facetten van productie – van site en techniek tot logistiek en stakeholdermanagement. “Wij zijn er om onze opdrachtgever volledig productioneel te ontzorgen,” stelt managing director Jan-Maarten Luijnenburg. De professionaliseringsslag komt ook tot uiting in de manier waarop bedrijven opdrachten kiezen. Bij Unlimited Productions draait het daarbij niet om prestige of budget, maar om inhoudelijke meerwaarde. “Hebben wij het idee dat we echt van toegevoegde waarde kunnen zijn, dan zullen we dat met heel veel liefde doen. Zo niet, dan zeggen we dat ook eerlijk.”

Grip op elke schakel

Terwijl creativiteit vaak het gezicht van een evenement vormt, speelt de digitale achterkant een steeds grotere rol in het succesvol realiseren ervan. De sector maakt een inhaalslag op het gebied van digitalisering, waarbij realtime inzicht, datakoppelingen en slimme interfaces steeds vaker de norm zijn. Een goed voorbeeld is In2event, leverancier van geïntegreerde event­managementsoftware. Met modules voor uiteenlopende zaken als personeels­planning, hospitality en leveranciersregistratie, helpt het platform organisatoren grip te krijgen op de operatie achter de schermen. “We brengen alle vervoersbewegingen in kaart – van crew en leveranciers tot artiesten – inclusief type voertuig, brandstof en afstand,” vertelt CEO Sjoerd Staal. “Daarmee kunnen onze partners hun CO₂-uitstoot berekenen en onderbouwen bij vergunning­aanvragen.”

Naast logistiek ligt de kracht van In2event ook in maatwerk. “Wat we merken, is dat organisatoren vaak nét een andere aanpak nodig ­hebben – ook al werken ze met dezelfde software,” zegt Robin Schoemaker, Customer Success Manager. “Iedereen gebruikt het platform op zijn eigen ­manier, en dat maakt ons werk juist interessant.”

Ook het Nederlandse AniVizzion speelt hierin een sleutelrol, met hun 3D CAD-software SCAD Re-Event. Dit teken­programma wordt in de branche veel gebruikt voor het ontwerpen van podia, lichtplannen en terreinindeling – maar gaat veel verder dan alleen visualisatie. “Feitelijk alle data die je nodig hebt om een ontwerp daadwerkelijk te kunnen bouwen zit er in,” zegt Bert Hobelman, eigenaar van AniVizzion. De kracht van het bedrijf zit ‘m in het snel schakelen en ‘ambachtelijke’ meedenken met gebruikers. Hobelman: “Wij zijn in diverse opzichten echt nog een ambachtelijk bedrijf, bijna als de lokale smid van vroeger. Komt er een verzoek binnen, dan gebeurt het meer dan regelmatig dat we diezelfde middag de gewenste functionaliteit al gecodeerd hebben.”

Duurzaamheid

Waar duurzaamheid lang een nice-to-have was in de eventsector, is het nu een harde voorwaarde geworden. Organisaties ­worden geacht hun milieubelasting te monitoren, te reduceren én te verantwoorden richting overheden, partners en publiek. Dat vraagt om een nieuwe manier van plannen – met data als fundament. Het platform Go ZERO voorziet hierin met een gespecialiseerde duurzaamheidstool voor de live-industrie. Oprichter Lorenzo Toffolo zag jarenlang hoe duurzaamheidsdata verspreid werd bijgehouden in losse Excelbestanden. “Dat leverde een wirwar aan data op, die moeilijk te verwerken en interpreteren was. Daarom ontwikkelden we een systeem waarin alle duurzaamheids­informatie overzichtelijk te monitoren is.”

De kracht van Go ZERO zit in het gebruiksgemak en de flexibiliteit. Leveranciers, artiesten en crew kunnen via links hun ­eigen gegevens invullen, die direct verwerkt worden in overzichtelijke grafieken. “De tool is volledig gericht op de gebruiker,” vertelt medeoprichter Lorenso D’Agostino. “We ondersteunen standaarden zoals het GHG-protocol en de Green Deal Circular Festivals, zodat evenementen eenvoudig aan de juiste rapportageverplichtingen kunnen voldoen.”

Volgens Toffolo is het bovendien belangrijk dat organisaties zelf de regie houden: “Go ZERO is een selfservice tool waar iedereen zonder verdere hulp mee kan werken. Geen consultants, geen verborgen kosten – gewoon één abonnementsprijs en de mogelijkheid om het gebruik te pauzeren buiten het seizoen. Dat maakt het toegankelijk én eerlijk.”

Toekomstgerichte samenwerking

De live-industrie is volop in beweging. Prijzen stijgen, wetgeving verandert, het publiek is kritischer en technologie ontwikkelt zich razendsnel. Voor producenten en leveranciers betekent dat continu schakelen – en steeds vaker ook vooruitdenken in plaats van alleen uitvoeren. Bij Unlimited Productions leeft dat besef sterk. “Je bent zo goed als je laatste productie,” zegt managing director Jan-Maarten Luijnenburg. “Het is makkelijk om door te stomen als je net komt kijken, maar om constant en consistent op een bepaald niveau te blijven presteren, is veel moeilijker.” Volgens hem is het daarom cruciaal om jezelf voort­durend opnieuw uit te vinden: “Er gebeurt zo veel in onze branche: prijsstellingen, consumentengedrag, wet- en regelgeving. AI gaat een grote rol spelen, of je nu wilt of niet. Op zo’n moment moet je jezelf af­vragen: wie zijn wij als producent, nu en in de toekomst?”

Ook Next Productions ziet dat producenten meer zijn dan ‘uitvoerders van een briefing’. Ze worden strategisch partners. Floriaan Mense: “We houden het overzicht van concept tot realisatie en stellen onze opdrachtgevers de juiste vragen: Wat kost zoiets? Welke beperkingen zijn er? Hoe gaan we die wegnemen? Welke samen­werkingen zijn nodig? Dat geeft rust en maakt de weg vrij voor ambitie.”

Diezelfde rolverandering geldt voor tools en softwareleveranciers. “Onze grootste concurrent blijft Excel,” zegt Sjoerd Staal van In2event met een knipoog. Toch is de trend richting digitalisering onmiskenbaar. “We begeleiden klanten stap voor stap in die transitie. Overal waar mensen en logistiek samenkomen, kunnen wij waarde toevoegen.”

Wat alle spelers in deze keten delen, is de overtuiging dat planning méér is dan voorbereiding: het is strategie, samenwerking en onderscheidend vermogen. Bedrijven die zich richten op slimme productie, ­heldere communicatie en duurzame processen bouwen daarmee niet alleen betere evenementen, maar ook sterkere relaties met klanten, ­publiek en partners.