De juridische gevolgen van het coronavirus voor organisatoren

De verspreiding van het coronavirus roept veel vragen op over hoe organisatoren moeten omgaan met het uitstellen of annuleren van een evenement. Joost Aanen van Eventix en Lucas de Groot van advocatenkantoor Taylor Wessing hebben een FAQ geschreven met antwoorden op de meest gestelde juridische vragen.

Dit artikel is geschreven door Joost Aanen van ticketer Eventix en advocaat Lucas de Groot van advocatenkantoor Taylor Wessing. Entertainment Business heeft toestemming gekregen om het artikel over te nemen vanaf de website van Taylor Wessing.

“Diverse Nederlanders zijn inmiddels besmet met het coronavirus. Het virus begint ook in Nederland een steeds grotere impact op ons dagelijks leven te hebben. Nu een geneesmiddel voor het virus ontbreekt, gaat een groot gedeelte van de aandacht naar preventie: hoe voorkomen we dat meer mensen besmet worden? Eén van de maatregelen die in dat verband logischerwijs wordt genoemd, is voorkomen dat grote groepen mensen bij elkaar komen zonder dat het strikt noodzakelijk is. Zo wordt inmiddels door premier Rutte opgeroepen om in Brabant waar mogelijk zelfs thuis te werken.

Het gevolg hiervan is dat steeds meer events worden afgelast en veel organisatoren ook (moeten) overwegen om bijvoorbeeld hun festival of andere bijeenkomst uit te stellen of zelfs te annuleren. Dit roept veel vragen op, waaronder de vraag hoe je als organisator moet handelen met betrekking tot jouw (lopende) ticketverkopen. Met deze FAQ krijgen organisatoren antwoord op de meestgestelde juridische vragen.

1.

Kan mijn evenement doorgaan?

Op dit moment (11 maart 2020) is er in Nederland nog geen landelijk advies vanuit de overheid of een coördinerende instantie (zoals het RIVM) om alle evenementen in Nederland niet door te laten gaan. Ook is nog onduidelijk of er op een later moment richtlijnen over het cancelen van events centraal zullen worden voorgeschreven vanuit de overheid. De burgermeesters van Tilburg, Den Bosch en Eindhoven hebben wel laten weten dat een aantal grote evenementen in Brabant dit weekend niet door kan gaan gaan vanwege het Coronavirus. Zo is er een aantal wedstrijden in de Eredivisie afgelast, is de opzet van het paardensport evenement Indoor Brabant verplicht aangepast en is het Dancefeest Pussy Lounge in Best gecanceld.

De beslissing of een event door kan gaan, zal dus steeds van geval tot geval moeten worden nagegaan en hangt onder meer af van de meest actuele situatie omtrent het virus en de specifics van het betreffende event (de omvang, locatie en overige factoren). We adviseren dan ook om de website van het RIVM voor de meest actuele informatie in de gaten te houden.

2.

Wanneer moet ik mijn evenement annuleren of uitstellen?

Bij de vraag of je als organisator er goed aan doet om je event te annuleren of uitstellen, spelen diverse factoren een rol. Het organiseren van een groot event kost enorm veel tijd en moeite en veel mensen worden geraakt door de beslissing om een bijeenkomst af te lassen of uit te stellen.

Als organisator zal je een belangenafweging moeten maken of je van mening bent dat jouw event in deze situatie beter kan worden uitgesteld of niet meer door kan gaan. Als voor het succesvol hosten van het event noodzakelijk is dat bezoekers van over de hele wereld langskomen, dan kan bijvoorbeeld meespelen dat bezoekers uit sommige landen niet meer kunnen reizen of zich momenteel bevinden in een risicogebied. Uiteindelijk is de beslissing aan jou als organisator.

Als de overheid verbiedt om evenementen in een bepaalde vorm door te laten gaan, zal je dit als organisator in je afweging mee moeten nemen.

Indien er vanuit de overheid een wettelijk voorschrift komt dat verbiedt om evenementen in een bepaalde vorm door te laten gaan, zal je dit als organisator in je afweging mee moeten nemen. Afhankelijk van de betreffende regelgeving, kan het noodzakelijk zijn om dit event te annuleren of uit te stellen. Volg daarbij het advies op van de overheid en hou de meest actuele informatie van het RIVM in de gaten.

3.

Wanneer is sprake van een overmacht en kan ik mijn event annuleren?

Als organisator van een event sluit je bij de verkoop van een ticket een overeenkomst met de koper van het ticket. Het gaat daarbij om een wederkerige overeenkomst waarbij de koper (onder meer) verplicht is om zijn ticket te betalen in ruil voor het mogen bijwonen van het evenement. Vaak hanteren organisatoren van evenementen algemene voorwaarden die van toepassing zijn op deze overeenkomst en waar onder meer zaken als aansprakelijkheid van de organisatie en de betalingstermijn voor de eventbezoeker zijn geregeld.

Indien je als organisator een evenement organiseert heeft de bezoeker op basis van de wet in principe het recht dat het evenement op de geplande datum wordt gehost en de consument dit bij mag wonen in ruil voor de ticketprijs. Hier zijn echter wettelijke uitzonderingen op. Bijvoorbeeld indien sprake is van een situatie waarin het voor een organisator onmogelijk is om zijn deel van de overeenkomst na te komen en sprake is van overmacht.

De algemene dreiging van het coronavirus is op zichzelf onvoldoende om je te beroepen op overmacht.

Indien je met succes een beroep op overmacht kan doen, ben je als organisator niet gehouden om het evenement door te laten gaan. De vraag of sprake is van overmacht door de dreiging van het Coronavirus en of het annuleren noodzakelijk is zal afhangen van de omstandigheden van het geval en steeds per event moeten worden beoordeeld. De algemene dreiging van het Coronavirus is daarvoor op zichzelf onvoldoende. Indien de overheid echter een wet of maatregel heeft afgekondigd die de prestatie (de organisatie van het festival) verbiedt of bemoeilijkt is de kans wel groot dat je met succes een beroep op ‘overmacht’ kunt doen, mocht je besluiten tot het annuleren van je event. Kortom: het hangt af van wat de overheid nu precies besluit en wat dat voor jouw evenement betekent.

Naast dat overmacht is geregeld in de wet, kan het zo zijn dat een organisator algemene voorwaarden hanteert waarin wordt omschreven wanneer sprake is van een overmachtssituatie. In dat geval is het overmachtsbegrip in de algemene voorwaarden in principe leidend. Een overmachtsbeding mag op basis van het consumentenrecht echter niet onredelijke bezwarend zijn.

4.

Moet ik de volledige ticketprijs terug betalen of een deel daar van?

Indien succesvol een beroep kan worden gedaan op overmacht is de organisator van een event op basis van de wet in principe niet gehouden om de consument (het volledige) aankoopbedrag terug te betalen. Je bent als organisator namelijk niet verplicht om een festival te hosten als dat in strijd is met een besluit vanuit de overheid. Je kunt in die situatie bijvoorbeeld besluiten om het evenement niet door te laten gaan of om het (tot nader order) uit te stellen. Je zult dit uiteraard wel duidelijk moeten communiceren aan personen die een kaartje voor het evenement hebben gekocht.

Het is echter wel zo dat een consument het recht heeft om – als je je als organisator beroept op overmacht en het festival annuleert of tot nader order uitstelt – de overeenkomst te ontbinden. Als de consument hiertoe overgaat, ben je als organisator alsnog gehouden om de ticketprijs terug te betalen. Er is immers sprake van een tekortkoming van jou als organisator omdat het festival niet op de afgesproken datum plaatsvindt. Het is in principe aan de consument om hier een beroep op te doen.

Dat klinkt tegenstrijdig, maar is het niet. Als organisator ben je namelijk niet gehouden om je verplichtingen op basis van de overeenkomst bij overmacht na te komen, maar dit betekent niet dat je zelf de overeenkomst hoeft te ontbinden en een ongedaanmakingsverplichting hebt richting de bezoeker.  Met andere woorden: je kunt het event voorlopig on hold zetten, zonder (direct) te hoeven terugbetalen. Andersom mag de bezoeker de overeenkomst ontbinden vanwege een niet herstelbare tekortkoming en zijn geld terugvragen.

Verder is van belang dat online koper van tickets op basis van de Wet Koop of Afstand – anders dan bij de aankoop van een fysiek product zoals een stofzuiger of tandenborstel – niet het recht toekomt om de overeenkomst binnen 14 dagen na aankoop te ontbinden (het zogenaamde herroepingsrecht). De wet maakt een uitzondering van een aantal overeenkomsten, onder meer op de kaartverkoop voor een event.

Het uitsluiten van een terugbetalingsplicht is niet altijd toegestaan.

Mocht je als organisator algemene voorwaarden hanteren die van toepassing zijn op de verkoop van je tickets, dan is van belang wat daarin is opgenomen over het terugbetalen van (een deel van) de ticketprijs in geval van overmacht.  Wees je daarbij bewust van het feit dat het uitsluiten van een terugbetalingsplicht niet zo maar is toegestaan. De algemene voorwaarden mogen niet in strijd zijn met de consumentenrecht regels en niet onredelijk bezwarend zijn. Laat deze voorwaarden daarom altijd opstellen of checken door een jurist of advocaat.

5.

Binnen welke termijn moet ik de ticketprijs eventueel terugbetalen?

In de wet is geen specifieke termijn opgenomen waarbinnen je als organisator de betaalde ticketprijs eventueel moet terugbetalen. Indien je gehouden bent om (een deel van) de ticketprijs terug te betalen, dient dit wel binnen een redelijke termijn te gebeuren.  In het geval je algemene voorwaarden hebt, geldt de daarin opgenomen termijn voor terugbetaling. Vaak wordt in algemene voorwaarden een termijn van 14 dagen of 30 dagen gehanteerd.

6.

Ik hanteer geen algemene voorwaarden voor mijn event, wat nu?

Als organisator van een event is het niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren. Veel organisatoren kiezen er echter wel voor om voorwaarden te gebruiken, omdat het veel voordelen biedt en je hierdoor in staat bent als het ware de spelregels van het contract te bepalen.

Op basis van de voorwaarden kun je bijvoorbeeld eisen stellen aan wanneer de bezoeker zijn ticket moet afrekenen, welke verplichtingen de bezoeker van een festival heeft, wanneer je een bezoeker de toegang tot je evenement kunt ontzeggen, kun je uitleggen en bepalen waar en wanneer iemand mag klagen als er iets misgaat met het festival en bepalen welke rechter een eventueel geschil aanhangig gemaakt kan worden. Kortom: voor de organisator en event bezoeker is duidelijk welke rechten en plichten over en weer gelden. Tot slot is van belang dat je met algemene voorwaarden ook je aansprakelijkheid als organisator kunt beperken indien er schade of een ander probleem ontstaat tijdens het festival.

Als je er als organisatie voor kiest om algemene voorwaarden te hanteren, dan is niet alleen belangrijk dat deze in overeenstemming zijn met de geldende regelgeving en rechtspraak, maar ook dat deze op een goede manier beschikbaar worden gesteld aan de event bezoeker en van toepassing worden verklaard op de kaartverkoop.  We raden je daarom sterk aan om een set algemene voorwaarden te hanteren die door een jurist of advocaat zijn opgesteld en om er voor te zorgen dat deze tijdens de verkoop van het ticket beschikbaar worden gesteld en van toepassing worden verklaard op de overeenkomst.

7.

Welke rol spelen verzekeringen?

Sommige verzekeringen keren uit in het geval dat je op last van de overheid wordt verplicht je evenement af te blazen. De aan de bezoeker terug te storten ticketgelden en eventuele andere kosten gemaakt in verband met het evenement zouden dan (gedeeltelijk) worden gedekt. Wanneer de oorzaak van een landelijke epidemie betreft, zou dit buiten de dekking van jouw (evenementen)verzekering kunnen vallen.  Neem dus vooral even contact op met je verzekeraar in het geval je een verzekering hebt afgesloten. Zij kunnen je vertellen wat je verzekering wel en niet dekt.”